Převod souboru MPP do PDF

Projektové týmy vytvářejí PDF, když příjemci potřebují pevný plán pro kontrolu, tisk, odevzdání nebo archivaci bez Microsoft Project. Upravitelný soubor .mpp je nutné uchovat, protože PDF obsahuje vizuální sestavu, nikoli kompletní model plánování.

Co je formát MPP

.mpp je nativní formát dokumentů Microsoft Project pro projektové plány. Může obsahovat úkoly, doby trvání, závislosti, kalendáře, omezení, směrné plány, zdroje, náklady, vlastní pole a další plánovací data. Microsoft Project vytváří a otevírá soubory MPP; Project Plan 365 a některé další programy pro plánování projektů dokážou číst mnoho verzí MPP, přičemž kompatibilita se liší podle verze a funkcí.

Soubory MPP se používají pro předávání projektů, aktualizace plánů, plánování zdrojů, kontroly stavu a archivované plánovací záznamy. Nejde o běžné textové dokumenty: otevření souboru MPP obecně vyžaduje Microsoft Project nebo kompatibilní software pro řízení projektů.

Co je formát PDF

PDF je formát dokumentu s pevným rozvržením, jehož účelem je zachovat vzhled dokumentu napříč operačními systémy, aplikacemi a zařízeními. PDF je vhodné pro odeslání plánu klientům, manažerům, auditorům nebo dodavatelům, kteří nemají Microsoft Project, a lze je konzistentně tisknout nebo archivovat.

Výstup PDF může zachovat vybrané zobrazení, rozvržení stránky, písma, tabulky, pruhy úkolů a grafiku Gantt. Nezachovává model MPP jako upravitelný projektový soubor: příjemci obecně nemohou znovu vypočítat data, upravovat závislosti, měnit kalendáře ani kontrolovat všechny parametry plánování v původním plánu.

Jak převést soubor MPP do PDF

Microsoft Project pro desktop

1. Otevřete soubor, například schedule.mpp, v kompatibilní verzi Microsoft Project.
2. Vyberte zobrazení a tabulku, které chcete publikovat, například Gantt Chart, Tracking Gantt nebo Task Sheet.
3. Upravte viditelné sloupce, časovou osu, filtry, seskupení a rozsah dat. Skryjte pole, která v sestavě nepotřebujete.
4. Otevřete File → Print a zkontrolujte náhled. Nastavte velikost papíru, orientaci na šířku nebo na výšku, okraje, měřítko, konce stránek a rozsah tisku. Pokud je k dispozici, použijte systémovou tiskárnu PDF nebo pokračujte příkazem pro export.
5. Použijte File → Export → Create PDF/XPS Document → Create PDF/XPS, zvolte výstupní složku a název souboru, například schedule.pdf, a soubor publikujte.

Project exportuje vybrané zobrazení podle nastavení stránky a tisku. Široký Ganttův diagram může být při vynucení na jednu stránku nečitelný; místo nadměrného zmenšování použijte orientaci na šířku, vhodný rozsah dat nebo více stránek.

Jiný desktopový software

Project Plan 365 dokáže otevřít mnoho souborů MPP a exportovat nebo vytisknout zobrazený plán jako PDF. ProjectLibre dokáže otevřít některé verze MPP a vytisknout plán prostřednictvím systémové tiskárny PDF, ale složité formátování, kalendáře, vlastní pole a novější funkce Microsoft Project se nemusí přenést přesně. Otevřete převedený výsledek a před distribucí jej porovnejte se zdrojem.

Online převod

Pro jednorázový převod mohou služby jako online převodník MPP Aspose.Tasks a Zamzar převést podporované soubory MPP do PDF bez instalace Microsoft Project. Obvyklý postup spočívá v nahrání souboru, výběru formátu PDF, spuštění převodu a stažení výsledku.

Nenahrávejte důvěrné plány, klientská data, náklady, personální informace ani obchodně citlivé plány, pokud to organizace nepovoluje. Ověřte možnosti uchovávání a mazání dat poskytovatele, odstraňte stažený soubor ze sdílených nebo veřejných zařízení a ověřte, zda služba podporuje verzi MPP a funkce použité v plánu.

Omezení kvality a kompatibility

• Ponechte si původní soubor MPP pro úpravy, přepočet, budoucí změny plánu a požadavky auditu. PDF není náhradou za zdrojový projekt.
• V PDF se zobrazí pouze vybrané zobrazení a jeho nakonfigurované sloupce. Údaje o zdrojích, vlastní pole, směrné plány, poznámky nebo jiné informace mohou chybět, pokud nejsou zobrazeny nebo zahrnuty v konfiguraci tisku.
• V exportovaném PDF zkontrolujte názvy úkolů, symboly milníků, čáry závislostí, pruhy směrného plánu, sloupce zdrojů, záhlaví, zápatí, konce stránek, rozsahy dat a celkový počet stránek.
• Makra, externí odkazy, doplňky Project, interaktivní sestavy, chování při přepočtu a upravitelná logika plánování se nezachovají jako funkční obsah PDF.
• Chybějící písma, nepodporované verze MPP a rozdíly mezi Microsoft Project a aplikacemi třetích stran mohou změnit stránkování, zalamování textu, barvy, kalendáře nebo umístění pruhů Gantt. Důležitý výstup porovnejte se zdrojovou aplikací.