Převod souboru ALF do PDF

Příjemci, soudní systémy a platformy pro správu záznamů mohou vyžadovat PDF, i když je zdrojový dokument uložen v proprietárním formátu ALF aplikace AbacusLaw. Převodem vznikne široce čitelná kopie s pevným rozvržením, kterou lze sdílet, vytisknout nebo archivovat.

Co je formát ALF

V kategorii Dokumenty se ALF běžně označuje jako soubor AbacusLaw používaný aplikací AbacusLaw pro správu právní praxe. Jedná se o proprietární formát, nikoli o standardní formát pro výměnu dokumentů, takže běžné nástroje PDF a kancelářské sady jej obvykle nedokážou přímo otevřít.

Konkrétní verze AbacusLaw a obsah souboru ovlivňují, co lze exportovat. Přejmenování case.alf na case.pdf data nepřevede; pouze změní příponu názvu souboru.

Co je formát PDF

PDF ukládá rozvržení stránek dokumentu, text, grafiku, písma a vybrané funkce dokumentu ve formátu podporovaném prohlížeči, operačními systémy, tiskárnami, systémy pro správu záznamů a specializovaným softwarem PDF.

PDF obvykle poskytuje konzistentní vizuální kopii bez nutnosti použít AbacusLaw. V závislosti na metodě exportu může zachovat vybratelný text, hypertextové odkazy, záložky, metadata a další strukturu. PDF je obvykle prezentační nebo archivní kopie, nikoli náhrada upravitelného zdrojového souboru ALF.

Jak převést ALF do PDF

Export z AbacusLaw

1. Nainstalujte nebo otevřete verzi AbacusLaw, ve které byl soubor vytvořen, případně si opatřete správnou verzi od organizace, která vám jej poskytla. Neočekávejte, že LibreOffice, Adobe Acrobat nebo obecný konvertor souborů dokáže soubor ALF interpretovat.
2. Otevřete příslušný soubor nebo záznam v AbacusLaw a použijte jeho funkci PDF, exportu, sestavy, dokumentu nebo tisku. Přesný příkaz závisí na vydání AbacusLaw a typu exportovaného záznamu.
3. Pokud je k dispozici nativní příkaz PDF, zvolte File → Export, Save as PDF nebo ekvivalentní příkaz. Nativní export je vhodnější, protože může zachovat vybratelný text a podporovanou strukturu dokumentu.
4. Nastavte velikost stránky, orientaci, okraje, zahrnuté stránky a umístění výstupu a poté výsledek uložte s příponou .pdf.
5. Otevřete PDF a zkontrolujte každou stránku, zda neobsahuje chybějící obsah, nesprávné konce stránek, oříznuté okraje, nahrazená písma nebo nečitelné obrázky.

Tisk souboru do tiskárny PDF

Pokud nainstalovaná verze AbacusLaw nemá export do PDF, otevřete obsah ALF v AbacusLaw a zvolte File → Print. V systému Windows vyberte Microsoft Print to PDF; v systému macOS vyberte v dialogu tisku Save as PDF; v systému Linux vyberte nainstalovanou tiskárnu PDF, například CUPS-PDF.

Před tiskem zvolte požadované stránky, velikost papíru, orientaci a měřítko. Tato metoda vytvoří vizuální kopii a funguje pouze u obsahu, který AbacusLaw dokáže zobrazit nebo vytisknout. PDF24 Creator a Adobe Acrobat pak mohou výstup sloučit, změnit pořadí, zkontrolovat nebo komprimovat, ale samy soubor ALF běžně nepřevádějí.

Online konverzní služby

Služby CloudConvert, Zamzar a podobné služby mohou podporovat mnoho přípon dokumentů, ale podpora ALF není univerzální a nelze ji předpokládat. Online konvertor použijte pouze tehdy, pokud jeho aktuální stránka pro nahrávání výslovně přijímá konkrétní soubor ALF a soubor neobsahuje důvěrné informace; právní spisy by obecně měly zůstat v kontrolovaném místním systému. Pokud online služba soubor odmítne, nejprve jej exportujte nebo vytiskněte z AbacusLaw a teprve poté použijte online nástroj PDF k povolenému následnému zpracování.

Omezení kvality a kompatibility

Tisk do PDF může odstranit upravitelná pole, záložky, hypertextové odkazy, komentáře, vrstvy, metadata a záznamy specifické pro aplikaci. Některé tiskové postupy rastrem převedou stránky, takže text nelze vyhledávat a velikost souboru se zvětší. Pokud záleží na textu s možností vyhledávání nebo na struktuře dokumentu, je vhodnější nativní export do PDF.

Dokončený soubor zkontrolujte při běžném i vysokém přiblížení, zda neobsahuje chybějící písma, oříznutý text, nesprávné symboly, prázdné stránky, chybné konce stránek nebo obrázky s nízkým rozlišením. Pokud AbacusLaw nabízí výstup PDF/A, použijte jej pro archivní kopie, pokud to vyžaduje zásada správy záznamů, a zároveň si ponechte původní data ALF, protože PDF/A není upravitelnou náhradou.