Převod souboru OLF do PDF

Příjemci často potřebují PDF, protože nemají OyezForms nebo protože je nutné vyplněný formulář vytisknout, odeslat e-mailem či uchovat jako neměnný záznam. Export také zabraňuje příjemcům měnit zadaná data formuláře v původním souboru .olf.

Formáty OLF a PDF

Soubor .olf je proprietární soubor formuláře OyezForms, který uživatelé OyezForms používají k ukládání rozvržení formuláře a zadaných dat. Nejedná se o obecný formát kancelářských dokumentů a změna přípony souboru nezpůsobí, že bude čitelný jako PDF, dokument Word nebo soubor LibreOffice.

PDF je formát popisu stránky podporovaný nástroji Adobe Acrobat Reader, webovými prohlížeči, aplikací macOS Preview a standardními tiskovými systémy. Zachovává velikost stránky, rozvržení, grafiku a vytištěný text konzistentněji než soubor OLF sdílený bez OyezForms. PDF může obsahovat text, který lze označit a prohledávat, vložená písma, digitální podpisy a archivní výstup PDF/A, pokud exportující software tyto funkce podporuje.

Export z OyezForms

K převodu souboru OLF použijte OyezForms. Instalace OyezForms v podporovaných verzích zahrnuje komponentu pro tisk/export OyezForms PDF; jedná se o vhodný způsob převodu, protože rozumí proprietárním datům formuláře.

1. Ponechte původní soubor .olf beze změn a otevřete jeho kopii v OyezForms.
2. Zkontrolujte, zda se správně zobrazují všechna vyplněná pole, stránky, přílohy nebo odkazovaný obsah a výpočty formuláře.
3. Použijte File → Export a vyberte možnost exportu do PDF poskytovanou aplikací OyezForms. Zvolte výstupní složku a název souboru a poté PDF uložte.
4. Pokud nainstalovaná verze nemá příkaz pro export, ale umožňuje vytisknout vyplněný formulář, použijte File → Print a v systému Windows vyberte tiskárnu OyezForms PDF nebo Microsoft Print to PDF. Před uložením potvrďte velikost papíru, orientaci, rozsah stránek a měřítko.
5. Otevřete PDF v aplikaci Acrobat Reader nebo v prohlížeči a porovnejte každou stránku s formulářem zobrazeným v OyezForms.

Požádejte odesílatele o export souboru, pokud OyezForms není k dispozici, formulář vyžaduje jinou verzi OyezForms nebo se soubor OLF neotevře správně. Pokud není nutné další úpravy provádět, měl by odesílatel poskytnout exportované PDF namísto souboru OLF.

Omezení online převodu a převodu pomocí nástrojů třetích stran

Obecné online převodníky by se pro soubory OLF aplikace OyezForms neměly používat. Renomované služby PDF, například online nástroje Adobe Acrobat, převádějí běžné formáty až poté, co kompatibilní aplikace vytvoří zdrojový soubor vhodný k tisku nebo podporovaný zdrojový soubor; data formulářů OyezForms neinterpretují. Nahrávání právních, osobních, finančních nebo interních formulářů na neověřený převodní web také vytváří rizika pro důvěrnost a uchovávání dat.

LibreOffice, Microsoft Word ani běžné editory PDF neposkytují spolehlivý způsob importu OLF. Neotevírejte soubor OLF jako prostý text a nepřejmenovávejte form.olf na form.pdf.

Omezení výstupu a kompatibility

PDF vytvořená z vyplněných formulářů OyezForms jsou obvykle sloučená: hodnoty zadané do polí zůstanou viditelné, ale příjemci nemohou upravovat původní vyplňovací pole OyezForms. Zdrojový soubor OLF uchovávejte samostatně pro případ potřeby pozdějších oprav.

Pokud je k dispozici nativní export OyezForms do PDF, je vhodnější než tisk, protože s větší pravděpodobností zachová kvalitu textu a umístění prvků na stránce. Tisk do PDF zachytí pouze výstup určený k tisku a může vynechat interaktivní ovládací prvky, obsah určený pouze pro obrazovku nebo data, která nejsou umístěna na tištěném formuláři.

Pokud se text, čárové kódy, podpisy nebo zalomení stránek v PDF liší, ověřte vybranou tiskárnu, velikost papíru, orientaci a měřítko; pokud vydavatel formuláře neurčí jiné nastavení, použijte měřítko 100 %. Pokud PDF sestává z naskenovaných nebo rastrových stránek, OCR může přidat prohledávatelný text, neobnoví však upravitelná pole OyezForms a jeho výsledek je nutné zkontrolovat.