Online konvertor MSG do PDF zdarma

PDF se snadněji sdílí, tiskne a archivuje než soubor zprávy specifický pro Outlook, zejména pokud příjemce Outlook nepoužívá. Převod e-mailu také vytváří záznam s pevným rozvržením pro workflows správy dokumentů, právní nebo compliance procesy.

Co je formát MSG

.msg je proprietární formát souborů Microsoft Outlook pro jednotlivý e-mail, položku kalendáře, kontakt, úkol nebo poznámku. E-mail MSG může obsahovat odesílatele, příjemce, předmět, data, tělo zprávy, hlavičky, formátování, vložené obrázky a odkazy na přílohy.

Outlook for Windows poskytuje nejúplnější podporu MSG. Ostatní e-mailoví klienti a prohlížeče souborů mohou vynechat vlastnosti specifické pro Outlook, vložený obsah, formátování nebo přílohy. MSG není jen e-mail v prostém textu: jde o strukturovaný kontejner, který může zachovat data zprávy nedostupná v renderovaném dokumentu.

Co je formát PDF

PDF, standardizovaný jako ISO 32000, zachovává rozvržení dokumentu napříč systémy Windows, macOS, Linux, mobilními zařízeními, tiskárnami a systémy správy dokumentů. PDF je vhodný pro sdílení korespondence s lidmi, kteří nemají Outlook, a obvykle zachovává viditelný text zprávy s možností vyhledávání.

Převod do PDF renderuje zprávu, místo aby zachoval její datovou strukturu Outlooku. Přenosové hlavičky, kategorie, příznaky, hlasovací tlačítka, vlastnosti konverzace a další metadata se nemusí zobrazit. Přílohy mohou být zastoupeny pouze názvy souborů, pokud nástroj pro převod výslovně nepodporuje jejich vložení nebo převod.

Převod souboru MSG pomocí Outlooku

1. Otevřete soubor .msg v Microsoft Outlook for Windows.
2. Zkontrolujte odesílatele, příjemce, předmět, datum, tělo zprávy, vložené obrázky a seznam příloh.
3. Vyberte File → Print.
4. Jako tiskárnu zvolte Microsoft Print to PDF.
5. Nastavte požadovaný rozsah stránek, velikost papíru, orientaci, barvy a možnosti měřítka.
6. Vyberte Print, zvolte umístění, zadejte název souboru s koncovkou .pdf a vyberte Save.

Tato metoda převede obsah, který Outlook dokáže zobrazit a vytisknout. Nezaručuje, že budou původní soubory příloh zahrnuty do PDF. Důležité přílohy uložte samostatně nebo použijte nástroj pro převod, který výslovně podporuje možnosti jako include attachments nebo convert attachments to PDF.

Převod bez instalace software

Soubor můžete nahrát do bezplatného převodníku na 101convert.com a stáhnout výsledný PDF bez instalace desktopového software. Před nahráním důvěrného, osobního, právního nebo regulovaného e-mailu si ověřte aktuální podmínky služby týkající se zpracování a uchovávání dat.

Kontrola převedeného souboru

• Kontrola renderování: chybějící fonty, nepodporovaný HTML, blokované vzdálené obrázky, vlastní podpisy a neobvyklá rozvržení stránek mohou změnit vzhled.
• Ověření příloh: potvrďte, že jsou požadované soubory přítomné samostatně nebo že je vybraný nástroj převedl do výstupu.
• Kontrola možnosti vyhledávání: běžný text zprávy lze obecně vyhledávat; naskenované stránky a obsah tvořený pouze obrázky vyžadují OCR.
• Kontrola chráněného obsahu: šifrované zprávy, přílohy s omezeným přístupem a soubory spravované pomocí práv se nemusí převést, pokud je Outlook nedokáže dešifrovat a zobrazit.
• Zachování zdrojových dat: pro právní nebo compliance účely uchovávejte původní soubor .msg, PDF a záznam o použitém software, verzi a nastaveních.
• Pro formální dlouhodobou archivaci použijte workflow, které v případě potřeby vytváří PDF/A; běžný PDF soubor není automaticky soubor PDF/A.