Převod souboru REP do PDF

Proprietární reportingový program může otevřít soubor .rep, zatímco příjemci, archivní systémy nebo tiskové workflow vyžadují přenositelný PDF. Převod usnadňuje sdílení, tisk a uchování vykresleného reportu bez instalace softwaru, který jej vytvořil.

Co je formát REP

.rep není jeden standardizovaný formát. Tato přípona může označovat dokumenty s reporty nebo definice reportů vytvořené pomocí SAP BusinessObjects Desktop Intelligence a dalších podnikových reportingových systémů, stejně jako soubory z účetních, obchodních, technických a specializovaných aplikací.

Některé soubory REP obsahují uložený report s daty, jiné obsahují pouze pokyny k rozvržení, dotazy, vzorce a odkazy na databázi. Program, který soubor vytvořil, určete podle zdrojové složky, odesílatele, dokumentace, přidružení souboru nebo aplikace, která soubor původně vygenerovala. Přejmenováním .rep na .pdf soubor nepřevedete, protože interní formát souboru zůstane nezměněn.

Co je formát PDF

PDF je dokumentový formát s pevným rozvržením, který v různých operačních systémech zachovává rozměry stránek, umístění prvků, grafiku, stránkování a často také písma. Je podporován většinou systémů pro e-mail, tisk, správu dokumentů, doručování zákazníkům a evidenci záznamů.

Přímý export může v závislosti na reportingové aplikaci zachovat text, který lze vybrat, vektorové grafy, hypertextové odkazy, záložky a vložená písma. PDF vytvořený tiskem obvykle zachová viditelnou stránku, ale může vynechat metadata reportu, ovládací prvky pro procházení podrobností, interaktivní funkce a některé informace pro přístupnost.

Jak soubor převést

1. Otevřete soubor v aplikaci, která jej vytvořila. Použijte kompatibilního klienta SAP BusinessObjects, reportingový server, webový portál nebo specializovaný program namísto obecného převaděče souborů. Verze klienta a dokumentu mohou ovlivnit, zda se soubor otevře správně.
2. Rozhodněte, zda chcete report aktualizovat. Přihlašovací údaje k databázi, parametry a nastavení připojení zadávejte pouze tehdy, když má PDF obsahovat aktuální data. Pokud původní databáze není dostupná, exportujte uloženou instanci reportu nebo dříve uložená data namísto aktualizace.
3. Použijte nativní export aplikace do PDF. Běžné cesty zahrnují File → Export, Export Report nebo Document → Export. Vyberte PDF nebo Adobe PDF a poté nastavte rozsah stránek, velikost papíru, orientaci a části reportu, které mají být zahrnuty.
4. Pokud nativní export není dostupný, vytiskněte soubor do PDF. Zvolte File → Print a poté vyberte Microsoft Print to PDF v systému Windows, Save as PDF v systému macOS nebo nakonfigurovanou PDF tiskárnu, například CUPS PDF v systému Linux. Před uložením nastavte velikost papíru, orientaci, okraje a měřítko; možnost skutečné velikosti nebo přizpůsobení stránce používejte záměrně, protože široké reporty mohou být jinak oříznuty.
5. Ověřte výstup. Otevřete PDF v Adobe Acrobat Reader nebo jiném prohlížeči PDF a zkontrolujte konce stránek, oříznutí sloupců, písma, grafy, součty, skryté části, hypertextové odkazy a počet stránek. Pokud archiv vyžaduje PDF/A, vytvořte nebo exportujte konkrétní požadovanou úroveň shody a ověřte ji, místo abyste předpokládali, že běžné PDF požadavky splňuje.

Online služby, jako jsou CloudConvert, Convertio a Zamzar, jsou vhodné pouze tehdy, pokud aktuální seznam podporovaných formátů dané služby výslovně uvádí přesnou variantu REP. Neexistuje spolehlivý univerzální převaděč REP, protože tyto služby nedokážou interpretovat každý formát specifický pro konkrétní aplikaci. K odmítnutí souboru nebo vizuálně nesprávnému výstupu pravděpodobněji dojde, pokud REP obsahuje pokyny k databázi nebo proprietární definici reportu. Nenahrávejte reporty obsahující osobní, finanční, zdravotní nebo důvěrné obchodní údaje, pokud služba nesplňuje požadované bezpečnostní standardy a standardy shody s předpisy.

Omezení kvality a kompatibility

Nativní export obvykle poskytuje lepší výsledky než tisk do PDF, protože může zachovat prohledávatelný text, odkazy, vektorovou grafiku a strukturu reportu specifickou pro danou aplikaci. Tisk do PDF může nahradit chybějící písma, převést grafy na rastrový obraz, odstranit interaktivní funkce, změnit konce stránek nebo omezit informace pro přístupnost.

Soubor REP, který obsahuje pouze definici reportu, nemůže vytvořit aktuální stránky reportu bez původní databáze, nastavení připojení, vzorců a někdy i ovladačů specifických pro danou aplikaci. Vykreslené PDF mohou změnit také chybějící písma, nedostupné odkazované obrázky, nepodporované vzorce, ochrana heslem, šifrovaná připojení a nekompatibilní verze softwaru. Původní REP a v případě potřeby také exportovaná data nebo instanci reportu uchovávejte společně s PDF pro budoucí ověření.