Převod souboru BPM do PDF

Recenzenti, auditoři a zákazníci často potřebují pevnou kopii procesu Bizagi, kterou lze zobrazit, vytisknout nebo archivovat bez instalace Bizagi Modeler. Export modelu do PDF takovou kopii poskytne, přičemž původní soubor .bpm zůstane k dispozici pro úpravy.

Co je formát BPM

V kategorii Dokumenty označuje .bpm běžně model procesu Bizagi Modeler. Ukládá upravitelný model podnikového procesu včetně aktivit BPMN, událostí, bran, konektorů, pruhů, podprocesů, informací o rozložení a metadat modelu; v závislosti na modelu může obsahovat také související dokumentaci.

Bizagi Modeler je vhodná aplikace pro otevírání a úpravy tohoto typu souborů. Přípona není univerzálním identifikátorem formátu: .bpm může používat také jiný produkt. Přejmenováním souboru na .pdf nedojde k jeho převodu a soubor vytvořený jinou aplikací BPM musí být exportován touto aplikací.

Co je formát PDF

PDF je dokumentový formát s pevným rozvržením, který zachovává rozměry stránky, umístění textu, grafiku a tiskové rozvržení napříč operačními systémy a prohlížeči PDF. Je vhodný pro distribuci diagramu procesu příjemcům, kteří jej potřebují číst, tisknout, schválit, podepsat nebo archivovat, nikoli upravovat jeho strukturu BPMN.

Export PDF je vizuální reprezentace, nikoli náhrada modelu Bizagi. Prohlížeče PDF mohou umožňovat výběr textu, vyhledávání, komentáře nebo anotace, nezachovávají však upravitelné prvky Bizagi, validační pravidla, simulační data ani vztahy modelu.

Převod BPM do PDF pomocí Bizagi Modeler

1. Nainstalujte a otevřete Bizagi Modeler a pomocí Open načtěte soubor .bpm. Ověřte, že se soubor otevře jako očekávaný proces, a nikoli jako nesouvisející formát BPM.
2. Před exportem diagram zkontrolujte. Ověřte rozvržení stránky, názvy pruhů, vedení konektorů, popisky bran, podprocesy a veškerou dokumentaci nebo propojené diagramy, které musí být součástí výstupu. Požadované změny rozvržení uložte ve zdrojovém modelu.
3. Použijte příkaz Bizagi Modeler pro export do PDF nebo publikování. V závislosti na verzi je tato funkce dostupná pod příkazem Export nebo Publish; vyberte PDF a postupujte podle dialogu pro export specifického pro danou verzi.
4. Vyberte dostupné možnosti stránky, orientace, měřítka a obsahu. Orientace na šířku a větší formát papíru obvykle vyhovují širokým diagramům BPMN. Dokumentaci nebo propojené podprocesy zahrňte pouze tehdy, pokud je příjemce potřebuje.
5. Nastavte název výstupního souboru, například order-approval-process.pdf, vyberte umístění a dokončete export.
6. Otevřete PDF v prohlížeči a zkontrolujte každou stránku při 100% přiblížení. Ověřte, že text, čáry konektorů, popisky pruhů, barvy, zalomení stránek a odkazy na podprocesy zůstaly čitelné.

Použití tisku do PDF, pokud přímý export není k dispozici

Pokud nainstalovaná verze Bizagi neposkytuje požadovaný příkaz pro export do PDF, otevřete model a zvolte File → Print. V systému Windows vyberte Microsoft Print to PDF nebo v systému macOS možnost Save as PDF, poté před uložením nastavte formát papíru, orientaci na šířku, okraje a měřítko.

Tisk do PDF je záložní řešení, nikoli převod formátu, který zachová model. Může vynechat dokumentaci Bizagi, vytvořit méně vhodné stránkování nebo zmenšit velký diagram natolik, že popisky nebudou čitelné. Pokud je k dispozici, použijte přímý export Bizagi a v případě, že nelze proces přehledně zobrazit na jedné stránce, exportujte diagramy jednotlivých podprocesů samostatně.

Online převodníky a omezení kompatibility

U obecných online služeb, jako jsou CloudConvert nebo Zamzar, nelze předpokládat podporu souborů Bizagi .bpm. Mnoho služeb podporuje pouze běžné kancelářské a obrazové formáty, nikoli nativní strukturu modelu procesu Bizagi; nahráním podnikového procesu mohou být také odhaleny důvěrné provozní informace. Bizagi Modeler používejte lokálně, pokud online poskytovatel výslovně neuvádí Bizagi .bpm jako podporovaný vstup, nevytváří požadovaný obsah PDF a nebyl schválen pro zpracování daných dat.

• Náhrada písem: písma chybějící v počítači, ze kterého se exportuje, mohou změnit zalamování řádků, umístění popisků a zalomení stránek. Pokud záleží na věrnosti rozvržení, nainstalujte před exportem požadovaná písma.
• Velké diagramy: automatické stránkování nebo zmenšení může ztížit čitelnost popisků. Zvětšete formát stránky, změňte orientaci, upravte měřítko nebo exportujte jednotlivé diagramy.
• Interaktivita: hypertextové odkazy, navigace, dokumentace nebo chování podprocesů se nemusí zachovat ve stejné podobě jako v Bizagi. Pokud jsou součástí požadavků na výstup, otestujte exportované odkazy a zahrnutý obsah.
• Zachování zdroje: Pokud je vyžadována budoucí úprava, validace nebo opětovné použití modelu, uchovejte původní soubor .bpm společně s PDF.