Převod souboru EDOC do PDF

Příjemci často požadují PDF, když jejich systém pro evidenci záznamů, prohlížeč nebo tiskárna nedokáže otevřít podepsaný kontejner .edoc. Bezpečným postupem je obvykle nejprve extrahovat původní dokument a poté jej exportovat do PDF, přičemž podepsaný kontejner se zachová jako důkaz.

Co je soubor EDOC

.edoc není univerzální formát souboru. Tato přípona se používá v některých proprietárních systémech elektronických dokumentů. V Lotyšsku je běžně spojována s kontejnery elektronických dokumentů s digitálním podpisem používanými v ekosystému eParaksts obyvateli, podniky a organizacemi veřejného sektoru.

Lotyšský kontejner eDoc může obsahovat jeden nebo více původních souborů spolu s kryptografickými podpisy, certifikáty, časovými razítky a metadaty podpisu. Nemusí jít o dokument založený na stránkách, který lze přímo převést jako soubor Word. Starší estonské podepsané kontejnery běžně používají .ddoc; současné baltské systémy pro podepisování mohou používat také .bdoc, .asice nebo jiné kontejnery založené na ASiC.

Neměňte název file.edoc na file.pdf. Změní se tím pouze přípona názvu souboru a soubor se stane nepoužitelným.

Co poskytuje PDF

PDF ukládá pevně dané stránky, písma, obrázky a rozvržení pro konzistentní zobrazení a tisk v různých operačních systémech a prohlížečích. Správně exportované PDF může zachovat text, který lze vybrat, hypertextové odkazy, záložky a značky přístupnosti; PDF vytvořené tiskem může tyto prvky ztratit.

PDF/A je podmnožina PDF zaměřená na archivaci, kterou používají některé archivy a systémy pro evidenci záznamů státní správy. Použijte ji pouze tehdy, když ji vyžaduje přijímající systém nebo zásady uchovávání konkrétní úrovní PDF/A.

Převod podepsaného kontejneru eDoc

1. Ponechte původní soubor .edoc beze změny. Obsahuje důkazy o podpisu a může být později zapotřebí k ověření.
2. Otevřete kontejner pomocí oficiálního softwaru nebo služby eParaksts určené odesílatelem, případně pomocí jiného nástroje, který výslovně podporuje danou variantu eDoc.
3. Pokud záleží na stavu podpisu, před extrahováním souborů kontejner ověřte. Je-li to pro spis nutné, zaznamenejte výsledek ověření, podepisující osobu a časové razítko.
4. Extrahujte nebo stáhněte původní dokument obsažený v kontejneru. Pokud je již ve formátu PDF, převod není nutný.
5. Otevřete extrahovaný soubor v jeho nativní aplikaci a použijte File → Export → Create PDF nebo File → Save As → PDF. U souborů .docx například použijte Microsoft Word a u podporovaných kancelářských dokumentů LibreOffice.
6. Pokud export není k dispozici, použijte File → Print a v systému Windows vyberte Microsoft Print to PDF, případně v dialogu tisku systému macOS zvolte PDF → Save as PDF.

Pokud je vyžadována platnost podpisu, nepoužívejte PDF tiskárnu k převodu samotného podepsaného kontejneru. Tisk vytvoří vizuální kopii, nikoli PDF nesoucí původní podpis kontejneru. Obrázek podpisu, prohlášení o podpisu ani údaje o certifikátu zobrazené na stránce nepředstavují platný kryptografický podpis nového PDF.

DigiDoc4 je primárně spojován s estonskými kontejnery DigiDoc a nelze předpokládat, že otevře každý lotyšský soubor .edoc. U kontejnerů vydaných službou eParaksts použijte oficiální lotyšské nástroje eParaksts nebo si kompatibilitu ověřte u organizace, která soubor odeslala.

Převod jiných proprietárních souborů EDOC

Pokud soubor není lotyšským podepsaným kontejnerem, před pokusem o převod zjistěte, která aplikace jej vytvořila. Zkontrolujte odesílatele, vlastnosti souboru, dokumentaci systému pro evidenci záznamů nebo nástroj pro kontrolu hlavičky souboru. Poté jej otevřete v původní aplikaci a exportujte nebo vytiskněte do PDF.

U neveřejného a nepodepsaného proprietárního souboru lze o online službě, jako je CloudConvert nebo Zamzar, uvažovat pouze tehdy, když výslovně uvádí podporu přesného formátu EDOC a jeho výrobce. Nejprve nahrajte vzorek, který neobsahuje důležitá data, a zkontrolujte výsledné PDF. Bez schválení podle příslušných bezpečnostních zásad nenahrávejte podepsané, právní, zdravotní, finanční, identifikační ani důvěrné záznamy do veřejného převaděče.

Kontrola kvality a kompatibility

Upřednostněte nativní export do PDF před tiskem do PDF, protože export s větší pravděpodobností zachová prohledávatelný text, hypertextové odkazy, velikost stránky, záložky a vložená písma. Výsledné PDF zkontrolujte při 100% zvětšení, zda v něm nechybějí znaky, nejsou nahrazena písma, nerozdělily se tabulky a zda jsou správně zobrazeny čárové kódy, razítka, pečetě a otočené stránky.

Naskenované předlohy vytvoří PDF obsahující pouze obrázek, pokud není použito OCR. Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader a další nástroje OCR mohou přidat prohledávatelný text, OCR však může nesprávně rozpoznat jména, čísla a diakritiku; kritický obsah porovnejte se skenem.

Pokud má eDoc právní nebo auditní význam, uchovávejte oba soubory: původní .edoc pro ověření podpisu a PDF pro prohlížení, tisk nebo odevzdání. Pokud byl extrahovaný soubor sám digitálně podepsaným PDF, uchovejte toto původní PDF samostatně a nenahrazujte je vytištěnou kopií.