Převod souboru SNP do PDF

Starší report Microsoft Access ve formátu .snp může vyžadovat převod, pokud příjemci nemají starý Snapshot Viewer nebo pokud systém pro evidenci záznamů přijímá pouze PDF. Tisk snapshotu do PDF zachová jeho stránkovaný vzhled pro sdílení, tisk a archivaci.

Co je formát SNP

V tomto kontextu .snp znamená soubor Microsoft Access Snapshot. Starší verze Access vytvářely snapshoty z databázových reportů, aby je uživatelé mohli zobrazovat a tisknout, aniž by museli otevírat databázi nebo upravovat její dotazy a ovládací prvky.

Access Snapshot je proprietární soubor s vykresleným reportem. Může obsahovat formátovaný text, rozvržení stránky, grafiku a obrázky; nejde pouze o obrázek, upravitelný dokument Word ani úplnou databázi .mdb nebo .accdb. Soubory Snapshot jsou spojovány především s pracovními postupy z období Access 2000–2003 a otevíraly se pomocí Microsoft Snapshot Viewer for Access.

Tato přípona může patřit také nesouvisejícím souborům specifickým pro určité aplikace. Genetický soubor obsahující data o polymorfismech jednotlivých nukleotidů není Access Snapshot a před exportem nebo tiskem výsledků do PDF musí být otevřen v původním vědeckém softwaru.

Co poskytuje formát PDF

PDF je formát popisu stránky, který v různých operačních systémech zachovává velikost stránky, stránkování, písma, umístění textu, grafiku a obrázky. Většině příjemců stačí standardní prohlížeč PDF a PDF podporují tiskárny, systémy pro správu dokumentů i mnohé archivační pracovní postupy.

PDF vytvořené z Access Snapshot je statickou prezentací reportu. Nezachovává databázové tabulky, dotazy, relace, ovládací prvky reportu ani možnost aktualizovat report novými daty.

Jak převést soubor Access SNP

Nejspolehlivější metodou je otevřít soubor v aplikaci Microsoft Snapshot Viewer for Access a vytisknout jej prostřednictvím PDF tiskárny.

1. Vytvořte záložní kopii původního souboru .snp.
2. Snapshot Viewer instalujte pouze z důvěryhodného archivu Microsoft, existujícího podnikového úložiště softwaru nebo schváleného média se starším softwarem. Jde o ukončený software, proto ověřte, zda je instalace povolena, a instalační program zkontrolujte antivirem.
3. Otevřete soubor v aplikaci Snapshot Viewer. Pokud Windows nemá přiřazení souboru, klikněte na soubor pravým tlačítkem, zvolte Open with a vyberte prohlížeč.
4. Zvolte File → Print nebo tlačítko tiskárny.
5. V systému Windows vyberte Microsoft Print to PDF nebo jinou nainstalovanou PDF tiskárnu, například Adobe PDF.
6. Nastavte rozsah stránek, velikost papíru, orientaci a měřítko. Pokud je to možné, použijte původní velikost papíru reportu.
7. Vytiskněte soubor do nového souboru .pdf, poté jej otevřete a zkontrolujte počet stránek, zalomení stránek, oříznuté sloupce, písma, obrázky a možnost označení textu.

Pokud Snapshot Viewer na současném počítači nefunguje, použijte schválené izolované nebo virtualizované prostředí se starším systémem Windows namísto instalace neznámých nástrojů pro převod. Přejmenování .snp na .pdf soubor nepřevede.

Pokud je k dispozici původní databáze Access

Pokud existuje zdrojový soubor .mdb nebo .accdb, znovu vygenerujte report v aplikaci Microsoft Access a exportujte jej přímo. Otevřete databázi, spusťte report a v závislosti na verzi Access zvolte External Data → PDF or XPS nebo File → Export → PDF or XPS.

Přímý export obvykle vytvoří kvalitnější PDF a obejde ukončený prohlížeč, může však zobrazit aktuální záznamy databáze namísto historických hodnot zachycených v souboru SNP. Pokud záleží na historické přesnosti, použijte původní snapshot.

Online převodníky a omezení kompatibility

Velké online služby, jako jsou CloudConvert a Zamzar, neuvádějí Microsoft Access Snapshot jako podporovaný vstupní formát konzistentně. Nenahrávejte soubor SNP jen proto, že služba přijímá podobně pojmenované přípony, a nedůvěřujte službě, která vám doporučuje nejprve změnit příponu. Pokud renomovaná služba výslovně podporuje převod Access Snapshot, před nahráním důvěrného reportu ověřte výstup a prostudujte podmínky uchovávání dat a ochrany soukromí.

• Snapshot Viewer nemusí být dostupný, nemusí být kompatibilní s aktuálními verzemi Windows nebo může být blokován bezpečnostními zásadami organizace.
• Tisk reprodukuje rozvržení vykreslené prohlížečem; nedokáže obnovit chybějící písma, obrázky ani formátování závislé na tiskárně.
• PDF vytvořené tiskem může obsahovat text, který lze označit, stále však nejde o upravitelný report Access. OCR je potřeba pouze tehdy, když výstup obsahuje stránky tvořené pouze obrázky nebo nepoužitelný text.
• Nesprávná velikost papíru nebo měřítko mohou přidat stránky, změnit zalomení nebo oříznout široké sloupce reportu.
• V případě požadavků na archivaci nebo přístupnost zkontrolujte vložení písem, extrakci textu, záložky, tagy, chování čteček obrazovky a shodu s PDF/A. PDF tiskárna nezaručuje vytvoření tagovaného PDF ani výstupu PDF/A.