Online konvertor PDF do XLS zdarma

Firmy převádějí PDF, když je nutné upravovat, třídit, přepočítávat nebo importovat údaje do softwaru, který podporuje Excel sešity. Výsledný sešit se obvykle vytvoří jako .xlsx a poté se uloží jako .xls pro starší účetní, reportovací nebo databázový software.

Co je formát PDF

PDF neboli Portable Document Format zachovává rozložení stránky, písma, grafiku a pozice objektů napříč operačními systémy a tiskárnami. Firmy, státní úřady, účetní systémy, skenery, publikační aplikace a reportovací platformy jej používají pro faktury, výpisy, formuláře, smlouvy a archivované zprávy.

PDF zachovává vzhled stránky, nikoli nutně její původní strukturu tabulky. Tabulka může sestávat z umístěných fragmentů textu, čar a samostatně umístěných buněk bez spolehlivých metadat řádků a sloupců. Naskenované PDF obsahuje obrázky stránek; před extrahováním jeho obsahu jako upravitelných dat je vyžadováno optical character recognition (OCR).

Co je formát XLS

XLS je binární formát sešitu Microsoft Excel používaný v Excelu 97 až Excelu 2003. Může obsahovat listy, vzorce, formátování, grafy a makra VBA a zůstává užitečný v případě, že starší aplikace podporuje .xls, ale odmítá novější formát .xlsx.

Každý list XLS je omezen na 65 536 řádků a 256 sloupců. XLSX je novější formát Excelu založený na XML a podporuje mnohem větší listy i novější funkce. Převod do XLS proto může vyžadovat zmenšení datové sady nebo odstranění nepodporovaného formátování, vzorců a dalších funkcí sešitu.

Jak převést PDF na XLS

Pomocí Microsoft Excelu

1. V podporované desktopové verzi Excelu pro Windows zvolte Data → Get Data → From File → From PDF. Konektor PDF není dostupný ve všech edicích ani na všech platformách Excelu.
2. Vyberte PDF a počkejte, až se v nástroji Navigator zobrazí rozpoznané stránky a tabulky.
3. Vyberte tabulku, zkontrolujte náhled a zvolte Load nebo Transform Data. V nástroji Power Query opravte záhlaví, sloučené buňky, prázdné řádky, datové typy a opakující se záhlaví stránek.
4. Po kontrole importovaných hodnot zvolte File → Save As a vyberte Excel 97-2003 Workbook (*.xls).

Konektor PDF v Excelu funguje nejlépe s textovými PDF obsahujícími pravidelné tabulky. Může nesprávně interpretovat víceřádkové buňky, poznámky pod čarou, opakující se záhlaví, tabulky rozdělené přes více stránek a vizuálně zarovnané sloupce s nekonzistentními mezerami.

Pomocí Adobe Acrobat Pro

1. Otevřete PDF v aplikaci Adobe Acrobat Pro.
2. V závislosti na verzi Acrobatu zvolte Convert → Microsoft Excel → XLSX nebo použijte All tools → Export a PDF → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook.
3. U PDF obsahujícího pouze obrázky nejprve zvolte All tools → Scan & OCR → Recognize Text, vyberte jazyk dokumentu a zkontrolujte rozpoznaný text.
4. Otevřete exportovaný soubor .xlsx v Excelu nebo LibreOffice Calc, poté zvolte File → Save As a vyberte Excel 97-2003 (*.xls).

Acrobat obvykle exportuje do formátu XLSX, nikoli přímo do staršího formátu XLS. Jeho rozpoznávání tabulek a OCR jsou obecně vhodnější než základní nástroje pro extrakci u vícestránkových nebo vizuálně složitých dokumentů, ale každou exportovanou hodnotu je stále nutné ověřit.

Pomocí nástroje pro extrakci tabulek

Tabula je vhodná pro výběr tabulek z textových PDF. Otevřete soubor, vyznačte oblast kolem tabulky, použijte Preview & Export Extracted Data a exportujte CSV. Otevřete CSV v Excelu nebo LibreOffice Calc a uložte jej jako Excel 97-2003 (.xls). Tabula neprovádí OCR a nedokáže spolehlivě extrahovat hodnoty přímo ze skenů obsahujících pouze obrázky.

U souboru, který neobsahuje důvěrné informace, je online převodník Adobe PDF-to-Excel dostupný v prohlížeči důvěryhodnou možností: nahrajte PDF, stáhněte vygenerovaný soubor XLSX, zkontrolujte jej a znovu jej uložte jako XLS. Převod mohou provádět i další online služby, ale důvěrné finanční, zdravotní, osobní nebo obchodní dokumenty by se neměly nahrávat, pokud podmínky poskytovatele týkající se zpracování, uchovávání a mazání dat nesplňují požadavky bezpečnostních zásad.

Omezení kvality a kompatibility

Převod nedokáže obnovit vzorce, skryté buňky, vztahy mezi buňkami ani metadata, která PDF neobsahuje. Tabulka, která na stránce vypadá správně, může být exportována s posunutými sloupci, rozdělenými popisky, chybějícími znaménky minus nebo čísly uloženými jako text.

OCR může zaměnit 0 za O, 1 za I, desetinné tečky, znaménka minus a symboly měn. Porovnejte počet řádků, data, desetinné oddělovače, peněžní hodnoty, záporná čísla a vypočtené součty se zdrojovým PDF. Před tříděním nebo výpočty ověřte, že číselné sloupce skutečně obsahují číselné hodnoty.

Uložení jako XLS může odstranit novější funkce Excelu, změnit podmíněné formátování, upravit nepodporované vzorce a odhalit data přesahující limit 65 536 řádků nebo 256 sloupců. Ponechte si původní PDF a pokud možno uchovávejte prostřední soubor .xlsx jako pracovní kopii; verzi XLS používejte pouze v systémech, které ji vyžadují.