Převod souboru XPS do XLS

Soubor XPS může obsahovat sestavu nebo tabulku, kterou je třeba přepočítat v Excelu, případně může být nutné jej zařadit do pracovního postupu, který přijímá pouze starší formát .xls. Převod rekonstruuje tabulková data z dokumentu s rozvržením stránky, takže výsledek je před použitím nutné zkontrolovat.

Co je XPS

XPS neboli XML Paper Specification je formát dokumentu s pevným rozvržením vyvinutý společností Microsoft. Balíček XPS ukládá popisy stránek, znaky textu, písma, vektorovou grafiku, obrázky a informace o rozvržení, aby se dokument při zobrazení a tisku vykresloval konzistentně.

Aplikace systému Windows mohou vytvářet soubory XPS prostřednictvím Microsoft XPS Document Writer a rozhraní API pro dokumenty XPS. Objevují se v exportovaných sestavách, fakturách, formulářích, dokumentech vytištěných do souboru a archivovaných záznamech, zejména ve starších kancelářských a podnikových pracovních postupech založených na systému Windows. XPS Viewer je v některých verzích volitelnou součástí systému Windows, nikoli nástrojem pro převod.

XPS zachovává vizuální umístění obsahu, nikoli sémantiku tabulky. Viditelná tabulka obecně není uložena jako řádky, sloupce, vzorce a buňky s určeným typem; převaděč musí extrahovat text a odvodit strukturu tabulky ze souřadnic na stránce.

Co je XLS

XLS je binární formát sešitu aplikace Excel používaný především ve verzích Excel 97 až Excel 2003. Podporuje listy, vzorce, formátování, grafy, filtry a makra, přičemž jeden list může obsahovat maximálně 65 536 řádků a 256 sloupců.

XLS je stále nutný pro starší účetní, reportovací, databázové systémy a systémy pro správu dokumentů, které nedokážou importovat .xlsx. Pro novou práci je obvykle vhodnější XLSX, protože podporuje větší listy a novější funkce Excelu. XLS používejte pouze tehdy, když jej vyžaduje cílová aplikace nebo s ním byla otestována.

Převod XPS pomocí desktopového software

Able2Extract Professional je vhodná desktopová možnost pro soubory XPS obsahující text a tabulky, které lze vybrat. Extrakci provádí lokálně, takže není nutné nahrávat důvěrné dokumenty do webové služby.

1. Otevřete Able2Extract Professional a vyberte File → Open, poté načtěte soubor report.xps.
2. V náhledu vyberte požadovaný rozsah stránek nebo oblast tabulky. Omezení výběru může zabránit tomu, aby byly záhlaví, zápatí a okolní text interpretovány jako sloupce.
3. Vyberte příkaz pro export do Excelu. Exportujte do .xlsx, pokud je to dostupný výstup, nebo vyberte .xls, pokud nainstalovaná verze podporuje přímý export do XLS.
4. Otevřete exportovaný sešit v Excelu nebo LibreOffice Calc. Zkontrolujte hranice sloupců, sloučené buňky, data, oddělovače desetinných míst, záporné hodnoty, součty a artefakty zalomení stránek.
5. Pokud je výstupem XLSX, ale cílová aplikace vyžaduje XLS, použijte v Excelu File → Save As a vyberte Excel 97-2003 Workbook (*.xls). V LibreOffice Calc použijte File → Save As a zvolte formát Excel 97–2003.

U stránek XPS obsahujících pouze obrázky použijte před exportem nebo během něj desktopovou aplikaci s podporou OCR. OCR je nutné, pokud soubor obsahuje naskenované obrázky stránek místo textu, který lze vybrat.

Převod XPS pomocí online služby

U dokumentů, které neobsahují důvěrné informace, mohou služby jako Zamzar a Convertio poskytovat převod z XPS do XLS. Jejich podporované formáty, limity velikosti souborů, doby uchovávání a možnosti výstupu se mohou měnit, proto ověřte, že vybraným výstupem je .xls, nikoli pouze .xlsx.

1. Otevřete stránku poskytovatele pro převod dokumentů a nahrajte soubor report.xps.
2. Jako výstupní formát vyberte XLS a spusťte převod.
3. Stáhněte sešit, otevřete jej v Excelu nebo Calc a porovnejte jeho hodnoty a strukturu s původními stránkami XPS.

Nenahrávejte faktury, osobní záznamy, finanční výkazy ani vlastnické sestavy, pokud externí zpracování není schváleno příslušnými bezpečnostními zásadami. Kopie uložené službou a místní stažené soubory odstraňujte v souladu s těmito zásadami.

Omezení kvality a kompatibility

Textový XPS se obvykle převádí přesněji než naskenované stránky, text převedený na obrysy nebo stránky se složitým umístěním prvků. OCR může nesprávně rozpoznat desetinné tečky, znaménka minus, symboly měn, data, malá písma a rukopis. Nedokáže znovu vytvořit vzorce, které byly ve zdroji vytištěny jako hodnoty.

Záhlaví, zápatí, opakované popisky, sloučené buňky, víceřádkové položky, otočený text a tabulky rozložené na více stránkách se mohou změnit na nesprávně umístěné sloupce nebo samostatné řádky. Ověřte součty podle původních stránek, zkontrolujte formáty dat a čísel a před použitím k výpočtům nebo archivaci prohlédněte každý převedený list.

Uložení ve formátu XLS může odstranit nebo změnit funkce vyžadující XLSX, včetně listů přesahujících limity 65 536 řádků nebo 256 sloupců, některých moderních možností formátování, novějších funkcí grafů a nepodporovaných funkcí vzorců. Varování Excelu týkající se kompatibility považujte za krok ověření, nikoli za upozornění, které lze jednoduše ignorovat.