Převod souboru DOC do VCF

Telefony, e-mailové klienty a služby adresářů vyžadují pro import kontaktů formát VCF, zatímco soubor DOC tyto údaje obvykle ukládá jako formátovaný text nebo tabulku. Protože DOC nemá standardní strukturu polí kontaktu, převod vyžaduje extrakci dat, jejich uspořádání do polí a export vCard.

Co je formát DOC

DOC je binární formát dokumentů Microsoft Word používaný ve Wordu 97–2003 a podporovaný staršími verzemi Wordu, aplikací LibreOffice Writer a dalšími textovými procesory. Ukládá odstavce, tabulky, styly, obrázky a rozvržení stránek, nikoli databázi kontaktů.

Kontaktní údaje se mohou nacházet v tabulce, jeden kontakt v každém odstavci, v bloku s adresou nebo na naskenovaných stránkách. Tabulky jsou nejsnazším zdrojem; volně formátovaný text vyžaduje ruční oddělení a vyčištění.

Co je formát VCF

VCF, také nazývaný vCard, je textový formát kontaktů podporovaný systémy Android a iOS, aplikacemi Outlook, Thunderbird a Apple Contacts, službou Google Contacts a mnoha systémy CRM. Karta vCard může obsahovat jména, organizace, pracovní pozice, telefonní čísla, e-mailové adresy, poštovní adresy, narozeniny, poznámky a fotografie.

Jeden soubor .vcf může obsahovat jeden kontakt nebo více bloků BEGIN:VCARD a END:VCARD. Běžné jsou vCard 2.1, 3.0 a 4.0; vCard 3.0 je obvykle nejbezpečnější volbou pro starší telefony a desktopové aplikace.

Převod na počítači pomocí LibreOffice a Thunderbirdu

1. Otevřete DOC v aplikaci Microsoft Word nebo LibreOffice Writer. Pokud obsahuje tabulku, zkopírujte ji do LibreOffice Calc; pokud obsahuje odstavce, extrahujte text a umístěte jeden kontakt do každého řádku.
2. Vytvořte sloupce jako First Name, Last Name, Organization, Phone, Mobile, Email, Street, City, State, Postal Code a Country. Pokud je to možné, rozdělte více hodnot do příslušných sloupců.
3. Opravte sloučené buňky, duplicitní kontakty, nadbytečné mezery, rozdělená jména, neplatné e-mailové adresy a nesprávně rozpoznané číslice. Telefonní čísla ukládejte v mezinárodním formátu, například +1 212 555 0100, pokud jej cílové zařízení podporuje.
4. V aplikaci Calc zvolte File → Save As, vyberte Text CSV (.csv), zvolte kódování UTF-8 a používejte jednotný oddělovač. První řádek ponechte jako záhlaví sloupců, aby průvodce importem mohl identifikovat pole.
5. Otevřete Address Book v Thunderbirdu a zvolte Import. Vyberte soubor CSV a namapujte každý sloupec na správné pole kontaktu, včetně typu telefonu a částí adresy.
6. Prohlédněte několik importovaných kontaktů, poté vyberte adresář nebo kontakty a zvolte jeho příkaz Export. Pokud je tato možnost nabízena, vyberte vCard nebo .vcf. Pokud dialog exportu nabízí volbu verze, zvolte vCard 3.0 pro širokou kompatibilitu.
7. Výsledný VCF otevřete v testovací aplikaci adresáře, než jej nahrajete do cílového zařízení. Soubor s více kontakty by měl obsahovat samostatný blok BEGIN:VCARD pro každý kontakt.

Pomocí Outlooku

Přesuňte tabulku DOC do Excelu nebo Calcu a uložte ji jako CSV. V klasickém Outlooku použijte File → Open & Export → Import/Export → Import from another program or file, vyberte Comma Separated Values a namapujte sloupce na pole Outlooku. Outlook může uložit jednotlivý kontakt pomocí File → Save As ve formátu vCard, ale nemusí umožňovat export celého adresáře jako jednoho VCF; pro hromadný export jsou vhodnější Thunderbird, Apple Contacts, Google Contacts nebo specializovaný nástroj pro kontakty.

Pomocí Google Contacts nebo Apple Contacts

Google Contacts nabízí online postup poté, co byla data z DOC převedena do čistého CSV: pomocí Import nahrajte CSV, vyberte importované kontakty a poté zvolte Export → vCard. V systému macOS importujte připravené kontakty do Apple Contacts, pokud nainstalovaná verze podporuje import CSV, ověřte mapování polí, vyberte kontakty a použijte File → Export → Export vCard. Pokud import CSV není k dispozici, použijte nástroj pro kontakty nebo nejprve importujte kontakty prostřednictvím Google Contacts.

Online konverzní služby

Přímá online služba pro převod DOC na VCF nedokáže spolehlivě interpretovat volně formátovaný obsah Wordu. V případě hostovaného postupu extrahujte a strukturovaně uspořádejte data lokálně a poté pro finální převod použijte Google Contacts nebo renomovanou službu pro převod CSV na vCard, například ConvertCSV. Zkontrolujte mapování polí, verzi vCard, uchovávání souborů, zásady ochrany soukromí a to, zda jsou všechny kontakty vráceny v jednom souboru. Nenahrávejte soukromé adresáře, záznamy zákazníků ani regulovaná osobní data do neověřené služby.

Omezení kvality a kompatibility

Automatická extrakce nedokáže vždy spolehlivě určit, kde jeden kontakt končí, rozlišit mobilní, pracovní a faxová čísla ani rozdělit celé jméno na křestní jméno a příjmení. Formátování Wordu, komentáře, hypertextové odkazy, rozvržení stránek a obrázky se automaticky nepřevedou na užitečná pole vCard.

Naskenované stránky DOC vyžadují před extrakcí OCR. OCR může změnit číslice, interpunkci, znaky s diakritikou a e-mailové adresy, proto je nutné každý extrahovaný kontakt ručně zkontrolovat. Pro zachování ne-ASCII jmen používejte pro prostřední CSV kódování UTF-8.

Otestujte VCF v cílové aplikaci, protože starší zařízení mohou ignorovat více telefonních čísel, poznámky, fotografie nebo vlastnosti vCard 4.0. VCF nenahrazuje zálohu: uchovávejte vyčištěné CSV i původní DOC, dokud neověříte importované kontakty.