Převod souboru XLS do IIF

QuickBooks Desktop přijímá soubory IIF pro hromadné importy seznamů a transakcí, zatímco starší účetní exporty často přicházejí jako sešity Excel .xls. Úkolem je převést hodnoty z tabulky na přesné záznamy oddělené tabulátory, které vyžaduje typ importu QuickBooks; samotná změna názvu souboru data nepřevede.

Co obsahují soubory XLS

XLS je binární formát sešitů Microsoft Excel pro Excel 97–2003. Stále jej vytvářejí starší podnikové aplikace a používají Microsoft Excel, LibreOffice Calc a další tabulkové nástroje.

Sešit XLS může obsahovat několik listů, vzorce, formátování, grafy, sloučené buňky, makra, komentáře a skryté řádky. IIF nezachovává žádné z těchto funkcí sešitu: importuje pouze textové hodnoty uspořádané jako záznamy QuickBooks.

Co jsou soubory IIF

IIF znamená Intuit Interchange Format. Jedná se o textový formát oddělený tabulátory, který používá především QuickBooks Desktop k importu určitých seznamů a transakcí, včetně účtů, zákazníků, dodavatelů, položek, účetních zápisů, faktur, účtů, šeků a plateb, pokud je podporuje nainstalovaná edice QuickBooks.

Soubory IIF používají řádky záhlaví začínající znakem !, které definují pole, a datové řádky identifikované typy záznamů. Soubor transakce běžně obsahuje záhlaví !TRNS, !SPL a !ENDTRNS následovaná odpovídajícími záznamy TRNS, SPL a ENDTRNS.

IIF je užitečný pro opakované hromadné zadávání a před importem jej lze upravovat v textovém editoru nebo tabulkovém softwaru. Nabízí menší ochranu než ruční zadávání transakcí, takže strukturálně platný soubor může stále zaúčtovat nesprávné účty, částky, názvy nebo daňové zacházení.

Příprava a převod sešitu

1. Určete přesný cíl v QuickBooks Desktop: import seznamu, účetní zápis do hlavní knihy, fakturu, účet, šek nebo jiný podporovaný typ transakce. Každý typ vyžaduje jiná pole a kódy záznamů.
2. Pokud je to možné, vytvořte v cílovém souboru společnosti jeden správný vzorový záznam a poté jej exportujte jako IIF. Tento export použijte jako šablonu názvů polí, formátu data, názvů účtů, kódů transakcí a povinných sloupců. Soubor XLS nemusí pocházet z QuickBooks.
3. Otevřete soubor XLS v Excelu nebo LibreOffice Calc. Umístěte jeden typ záznamu na jeden list, odstraňte prázdné řádky a nahraďte vzorce vypočtenými hodnotami, pokud právě tyto výsledné hodnoty má QuickBooks přijmout.
4. Namapujte zdrojové sloupce na šablonu IIF. Názvy účtů, zákazníků, dodavatelů, položek, tříd, platebních podmínek a prodejních daní se musí přesně shodovat s názvy v cílovém souboru společnosti, pokud import záměrně nevytváří tyto položky seznamu.
5. Vytvořte záhlaví IIF a datové řádky pomocí exportované šablony. U transakcí ve stylu účetního zápisu má každá transakce obvykle jeden řádek TRNS, jeden nebo více řádků SPL a řádek ENDTRNS. Podepsané hodnoty AMOUNT pro danou transakci se musí rovnat nule.
6. Uložte pouze dokončený list jako text oddělený tabulátory: File → Save As → Text (Tab delimited) (*.txt). Výstup přejmenujte z .txt na .iif, například na journal-import.iif. Excel exportuje pouze aktivní list.
7. Otevřete soubor v prostém textovém editoru. Ověřte, že jsou pole oddělena skutečnými tabulátory, nikoli čárkami, a že nebyla nechtěně exportována záhlaví sloupců tabulky ani prázdné řádky.
8. Zálohujte soubor společnosti QuickBooks a poté použijte File → Utilities → Import → IIF Files. Před importem celého souboru otestujte malou dávku v kopii souboru společnosti.

Nástroje pro mapované importy

Pro malé nebo jednorázové importy poskytují Excel nebo LibreOffice Calc spolu se vzorkem IIF exportovaným z cílové společnosti QuickBooks nejpřímější kontrolu. Pro opakované importy mohou desktopové produkty, jako jsou Transaction Pro Importer a Zed Axis, mapovat sloupce XLS, XLSX, CSV nebo textu na podporované objekty QuickBooks Desktop, aniž by bylo nutné ručně vytvářet každý řádek IIF.

Obecné online převaděče souborů by se pro finanční importy neměly používat, protože nedokážou určit typ transakce QuickBooks ani ověřit názvy účtů a položek seznamů specifické pro společnost. Cloudové mapovací služby, jako je SaasAnt Transactions, mohou být vhodné pouze po ověření podpory konkrétního produktu QuickBooks, importovaného objektu a formátu souboru; před nahráním finančních záznamů si prostudujte podmínky nakládání s daty.

Kontroly kompatibility

• Jednotlivá vydání QuickBooks Desktop nepodporují totožná pole IIF a typy záznamů. Šablonu vytvořte ve stejné verzi QuickBooks a ve stejném souboru společnosti, který import přijme.
• Použijte formát data zobrazený v souboru IIF exportovaném danou společností. Nepředpokládejte, že místní formát data, například 31/01/2026, bude interpretován správně.
• Odstraňte vložené tabulátory a zalomení řádků z názvů, adres a polí poznámek, protože mohou posunout pole nebo rozdělit záznam.
• Pokud je to možné, použijte kódování vytvořené šablonou exportovanou z QuickBooks. Ne-ASCII znaky se mohou importovat nesprávně, pokud textový editor uloží soubor v nepodporovaném kódování.
• Importy IIF mohou při opakovaném spuštění vytvářet duplicity. Pokud to typ transakce podporuje, uveďte jedinečný odkaz nebo číslo dokladu, uchovejte importovaný soubor a ověřte počty a zůstatky importovaných záznamů.
• QuickBooks Online má jiné možnosti importu a nelze předpokládat, že přijme soubor IIF připravený pro QuickBooks Desktop.