Převod souboru IIF do XLS

QuickBooks Desktop exportuje účetní záznamy ve formátu IIF, zatímco mnoho aplikací pro reporting, úpravy a starších podnikových aplikací očekává sešit Excel. Převod kopie do XLS usnadňuje filtrování a sdílení tabulkových dat, aniž by se změnil původní importní soubor.

Co je formát IIF

IIF znamená Intuit Interchange Format. Jde o prostý textový formát oddělený tabulátory, který používá především QuickBooks Desktop k importu a exportu seznamů a transakcí, včetně zákazníků, dodavatelů, účtů, faktur, účtů k úhradě, plateb a účetních zápisů.

IIF není běžná tabulka ani plně standardizovaná účetní databáze. Exporty transakcí běžně obsahují řádky začínající hodnotami TRNS, SPL a ENDTRNS; jedna transakce proto může zabírat několik řádků listu. Přípona souboru je obvykle .iif.

Co je formát XLS

XLS je starší binární formát sešitů Excelu spojený s verzemi Excel 97–2003. Podporuje listy, formátování, vzorce, filtry, řazení a grafy, takže může být užitečný pro kontrolu nebo sdílení tabulkových dat IIF se softwarem, který nepřijímá XLSX.

Každý list XLS je omezen na 65 536 řádků a 256 sloupců. Pokud to přijímající aplikace podporuje, použijte místo něj XLSX, zejména u velkých exportů nebo sešitů vyžadujících novější funkce Excelu.

Jak převést IIF na XLS

Pomocí Microsoft Excel

1. Vytvořte záložní kopii původního souboru .iif. Pracujte s kopií, aby importní soubor QuickBooks zůstal nezměněn.
2. Otevřete Excel a zvolte Data → From Text/CSV. Ve starších verzích zvolte Data → From Text nebo soubor otevřete přes File → Open s povolenými textovými soubory.
3. Vyberte soubor IIF. Pokud výběr souborů Excelu nezobrazuje .iif, přejmenujte kopii na filename.txt. Tím se změní pouze přípona, nikoli obsah souboru.
4. V dialogovém okně importu zvolte jako oddělovač Tab a zakažte čárku, středník a další oddělovače, pokud náhled nepotvrdí, že jsou potřeba. Vyberte kódování odpovídající zdrojovému souboru; UTF-8 je vhodné pro export v UTF-8, zatímco starší soubory mohou používat znakovou stránku Windows.
5. Před načtením dat nastavte čísla účtů, ID transakcí, PSČ a další sloupce s identifikátory na typ Text. Zabráníte tak ztrátě úvodních nul a nežádoucímu zápisu ve vědeckém formátu. Zkontrolujte správnou interpretaci sloupců s daty a částkami.
6. Načtěte data do nového listu. Zvolte File → Save As, vyberte Excel 97-2003 Workbook (*.xls) a potvrďte upozornění týkající se kompatibility.

Přejmenování .iif na .xls soubor nepřevede; textový soubor pouze dostane nesprávnou příponu. Data je nutné importovat a poté uložit ve formátu XLS Excelu.

Pomocí LibreOffice Calc

1. Otevřete kopii souboru IIF v LibreOffice Calc nebo kopii přejmenujte na filename.txt, pokud Calc příponu nerozpozná.
2. V dialogovém okně Import textu vyberte správné kódování znaků a zvolte Separated by: Tab. Sloupcům s identifikátory přiřaďte typ Text a před importem zkontrolujte data a částky.
3. Zvolte File → Save As, vyberte Excel 97-2003 (*.xls) a potvrďte upozornění týkající se formátu.

Calc je vhodný pro příležitostné převody na desktopu. Pro automatizované zpracování analyzujte strukturu IIF oddělenou tabulátory a před generováním XLS pomocí knihovny, která výslovně podporuje starší formát, ověřte typy záznamů; nepředpokládejte, že každý export IIF je běžná tabulka CSV.

Pomocí online převodníku

Služby jako Zamzar a CloudConvert mohou přijímat IIF přímo nebo přijímat kopii přejmenovanou na .txt, podporované vstupní typy a nastavení importu se však mohou měnit. Nahrávejte pouze nekonfidenční testovací data, ověřte, že služba zachovává sloupce oddělené tabulátory, pokud je to možné zvolte správné kódování, stáhněte soubor XLS a nahraný soubor odstraňte, pokud služba nabízí možnosti jeho odstranění. Exporty QuickBooks mohou obsahovat jména, adresy, daňové údaje, podrobnosti o účtech a částky transakcí, takže místní převod pomocí Excelu nebo Calcu je pro finanční záznamy bezpečnější.

Kontrola kvality a kompatibility

Převod změní textový soubor na tabulku; nevytvoří normalizovaný účetní výkaz ani neobnoví vztahy v QuickBooks. Řádky jako TRNS a SPL mohou zůstat viditelné a jejich seskupení do faktur, účtů k úhradě nebo účetních zápisů vyžaduje znalost konkrétní struktury exportu IIF.

Po převodu porovnejte počty transakcí a součty s QuickBooks. Zkontrolujte data, záporné částky, symboly měny, závorky, prázdná pole, dlouhé identifikátory a hodnoty začínající nulou, protože pravidla importu tabulkových procesorů je mohou interpretovat jinak. Pokud export překračuje limit listu XLS, rozdělte jej mezi více listů nebo jej místo toho uložte jako XLSX.