Převod souboru IIF do CSV

Reportingový nástroj, tabulkový procesor nebo databáze mohou vyžadovat CSV, pokud jsou zdrojová data dostupná pouze jako export QuickBooks IIF. Převod souboru usnadní kontrolu a výměnu záznamů oddělených tabulátory, ale automaticky nevytvoří normalizovanou účetní tabulku.

Co je formát IIF

IIF znamená Intuit Interchange Format, což je formát výměny v prostém textu používaný především aplikací QuickBooks Desktop k importu a exportu seznamů a transakcí. QuickBooks Desktop a starší účetní integrace používají IIF pro účty, zákazníky, dodavatele, faktury, účty, platby, účetní zápisy a další záznamy.

Soubor IIF běžně používá mezi poli znaky tabulátoru. Řádky začínající značkami, jako jsou !TRNS, !SPL, !ACCNT a !ENDTRNS, určují rozvržení nebo části transakcí; následující řádky obsahují odpovídající záznamy. Jeden soubor proto může obsahovat několik typů záznamů s různými strukturami sloupců.

Co je formát CSV

CSV představuje tabulková data jako řádky a sloupce, obvykle oddělené čárkami. Pole obsahující čárky, zalomení řádků nebo uvozovky jsou uzavřena v uvozovkách, přičemž vložené uvozovky jsou escapovány podle konkrétní varianty CSV. Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets, databáze, reportingové systémy a programovací knihovny podporují CSV.

CSV je vhodné, když každý výstupní řádek odpovídá jednomu konzistentnímu rozvržení sloupců. Nezachovává vztahy mezi transakcemi QuickBooks, pravidla účtování, značky částí IIF ani metadata pro import.

Jak převést soubor IIF

Použití LibreOffice Calc

1. Vytvořte záložní kopii původního souboru .iif.
2. Otevřete LibreOffice Calc a zvolte File → Open. Vyberte soubor nebo nastavte výběr souborů tak, aby zobrazoval všechny soubory, pokud je přípona .iif skrytá.
3. V dialogu Import textu vyberte Separated by, povolte Tab a zakažte oddělovače čárka, středník a mezera.
4. Nastavte identifikátory, čísla účtů, PSČ a všechny další hodnoty, u kterých musí zůstat zachovány počáteční nuly, na Text. Zkontrolujte data a částky, aby je automatické rozpoznání typu nezměnilo.
5. Ověřte, že se pole zobrazují v požadovaných sloupcích, a poté zvolte File → Save As.
6. Vyberte Text CSV (.csv). Pokud to cílové prostředí podporuje, zvolte kódování UTF-8 a po výzvě aplikace Calc potvrďte formát CSV.

Excel používá stejný obecný postup: otevřete soubor prostřednictvím procesu importu textu, vyberte tabulátor jako oddělovač, zkontrolujte typy sloupců a zvolte File → Save As → CSV UTF-8. Nepřejmenovávejte file.iif na file.csv; změna přípony nezmění oddělovače tabulátorem ani strukturu záznamů.

Použití lokálního skriptu

U jednoduchého souboru IIF s jedním konzistentním rozvržením může standardní knihovna jazyka Python zkopírovat pole oddělená tabulátory do souboru CSV bez nahrávání finančních údajů:

import csv

with open('input.iif', newline='', encoding='utf-8-sig') as source, open('output.csv', 'w', newline='', encoding='utf-8-sig') as target:
    rows = csv.reader(source, delimiter='\t')
    csv.writer(target).writerows(rows)

Provádí se pouze převod oddělovače. Skript neinterpretuje vztahy !TRNS a !SPL, nespojuje záhlaví transakcí s řádky rozdělení ani neodstraňuje pole specifická pro QuickBooks. Vlastní skript musí vybrat požadovaný typ záznamu, definovat jeho sloupce a namapovat související řádky do požadované struktury sestavy.

Export z QuickBooks Desktop

Pokud jsou data stále dostupná v QuickBooks Desktop, je obvykle vhodnější přímý export než převod IIF. Otevřete požadovanou sestavu a použijte Reports → report name → Export → Export to Excel nebo exportujte seznam z okna příslušného seznamu QuickBooks. Výslednou tabulku uložte jako CSV. Vznikne tak tabulka zaměřená na sestavu, místo aby odhalovala smíšené části a značky v souboru IIF.

Použití online převodníku

Služby jako CloudConvert a Convertio jsou zavedení poskytovatelé online převodu, ale podporované vstupní formáty a zpracování IIF se mohou měnit. Použijte je pouze tehdy, když jejich aktuální seznam formátů výslovně přijímá IIF nebo obecný textový vstup a nabízí výstup CSV; nastavte oddělovač zdroje na tabulátor, místo abyste předpokládali, že služba porozumí částem QuickBooks.

Nahrajte soubor, jako výstup vyberte CSV, zkontrolujte možnosti oddělovače a kódování, spusťte převod a stažený soubor prohlédněte v textovém editoru nebo tabulkovém procesoru. Nenahrávejte soubory obsahující mzdové údaje, bankovní údaje, údaje o zákaznících, dodavatelích nebo jiná důvěrná finanční data, pokud organizace takový přenos nepovoluje. Lokální postup v Calc nebo skript ponechá zdrojový soubor v počítači.

Omezení kvality a kompatibility

• Smíšené části: Jeden soubor CSV nedokáže přehledně reprezentovat části IIF s různými sloupci. Použijte samostatné soubory CSV, přidejte sloupec typu záznamu nebo přijměte prázdná pole v kombinované tabulce.
• Struktura transakcí: Řádek !TRNS a jeho řádky !SPL jsou související záznamy, nikoli nezávislé řádky. Vizuálně správný soubor CSV přesto nemusí být vhodný pro import do QuickBooks nebo jiného účetního systému.
• Automatický převod: Tabulkové procesory mohou změnit data, peněžní hodnoty, záporné částky, dlouhá čísla a identifikátory s počátečními nulami. Citlivé sloupce importujte jako text a porovnejte počty řádků a součty s původními údaji.
• Kódování: Pro znaky s diakritikou a nelatinkové znaky používejte UTF-8. Starší pracovní postupy založené na Windows mohou očekávat Windows-1252; pokud dojde k poškození znaků, otestujte cílovou aplikaci.
• Varianta CSV: Některé programy očekávají místo čárek středníky, konkrétní zakončení řádků nebo značku pořadí bajtů UTF-8. Řiďte se požadavky cílové aplikace, nikoli pouze příponou .csv.
• Bezpečnost importu: CSV je prostý text a nezachovává validační ani účetní kontroly QuickBooks. S převedenými daty zacházejte jako s exportem určeným ke kontrole, reportingu nebo výměně, pokud přijímající systém neuvádí kompatibilní rozvržení importu.