Převod souboru QBW do CSV

Účetní data může být nutné otevřít v Excelu, importovat do jiného systému, sdílet bez QuickBooks nebo uchovat jako prosté tabulkové záznamy. Soubor .qbw se obvykle nemůže stát jedním kompletním souborem CSV, protože QuickBooks ukládá strukturované záznamy, reporty a vztahy společnosti, nikoli jednu plochou tabulku.

Co obsahuje formát QBW

QBW je proprietární formát souboru společnosti používaný aplikací QuickBooks Desktop. Může obsahovat data účtového rozvrhu, zákazníků, dodavatelů, položek, faktur, účtů, plateb, účetních zápisů, mzdová data, reporty a předvolby společnosti. QuickBooks Desktop otevírá soubor podle své edice a verze produktu; Excel, LibreOffice a obecné převaděče souborů nedokážou interpretovat jeho interní záznamy.

Soubor QBW není seznamem uložených společností a neměl by být přejmenován na .csv. Podporovaným postupem je otevřít společnost v QuickBooks Desktop a exportovat vybrané reporty nebo seznamy. Pokud je k dispozici pouze záloha, například .qbb, nejprve ji obnovte v kompatibilní edici QuickBooks Desktop.

Co poskytuje CSV

CSV je prostý text obsahující řádky a pole oddělená čárkami nebo jiným oddělovačem. Tabulkové procesory, databáze, daňové nástroje, skladové systémy a mnoho webových aplikací jej dokážou importovat bez QuickBooks.

CSV je užitečné pro filtrování, řazení, výpočty a výměnu dat, ale nemá standardní podporu pro účetní vztahy, auditní záznamy, oprávnění, přílohy, odsouhlasení, formátování ani více propojených tabulek. Přijímající program může také odlišně interpretovat data, záporné částky, symboly měn, úvodní nuly, uvozovky, čárky uvnitř popisů a znaky mimo ASCII.

Export reportu QuickBooks Desktop

1. Vytvořte zálohu nebo pracovní kopii souboru společnosti a poté jej otevřete v edici QuickBooks Desktop, která jej vytvořila nebo podporuje.
2. Otevřete požadovaný report z nabídky Reports a před exportem nastavte období reportu, účetní bázi, filtry, sloupce a výběr zákazníků, dodavatelů nebo účtů.
3. Použijte příkaz Excel nebo Export to Excel na panelu nástrojů reportu a zvolte Create a new worksheet. Jednotlivé verze QuickBooks Desktop se mohou přesnými názvy lišit a mohou vyžadovat nainstalovaný Microsoft Excel.
4. V Excelu zkontrolujte výsledný list, případně odstraňte řádky sloužící pouze k prezentaci a pomocí File → Save As vyberte CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv). Každý list uložte samostatně, protože soubor CSV podporuje pouze jednu tabulku.
5. Uložený soubor CSV znovu otevřete v textovém editoru nebo tabulkovém procesoru a před importem jinam ověřte oddělovač, počet řádků, záhlaví, data, součty, znaménka debetů a kreditů, názvy účtů a kódování.

Pro data na úrovni jednotlivých transakcí exportujte přizpůsobený transakční report namísto souhrnného reportu. Reporty, jako je seznam transakcí podle data, hlavní kniha, zisk a ztráta nebo prodeje podle zákazníka, vytvářejí odlišné sloupce a nelze je sloučit do jednoho univerzálně správného souboru CSV bez definování schématu cílového systému.

Export seznamů a dalších vybraných dat

Data zákazníků, dodavatelů, položek a účtů lze obvykle zpřístupnit prostřednictvím příslušného reportu seznamu QuickBooks Desktop a poté je zpracovat stejným postupem Excel-to-CSV. QuickBooks Desktop v podporovaných edicích nabízí také možnost File → Export → Lists to IIF Files, ale IIF is not CSV; IIF použijte pouze tehdy, pokud jej přijímající účetní program výslovně vyžaduje.

QuickBooks Online je samostatná služba a místní soubor QBW přímo neotevře. Pokud byla data přesunuta do QuickBooks Online, exportujte požadované reporty nebo seznamy z této služby, místo abyste se souborem QBW zacházeli jako s importním souborem pro QuickBooks Online.

Online převaděče a omezení kompatibility

Obecné online služby pro převod obvykle nedokážou analyzovat soubory společností QuickBooks a převést je na kompletní a důvěryhodná data CSV. Služba, která přijme danou příponu, může soubor pouze přejmenovat, odmítnout nebo z něj extrahovat nepoužitelný obsah. Nahráním souboru společnosti také můžete odhalit mzdová, daňová, bankovní a zákaznická data. Používejte QuickBooks Desktop lokálně nebo nechte export vytvořit vlastníka společnosti či účetního.

Před importem souboru CSV porovnejte jeho součty s původním reportem QuickBooks a ověřte požadované pořadí sloupců, formát data, oddělovač desetinných míst, kódování a způsob zpracování kreditů v cílovém systému. Ponechte si původní soubor QBW a protokol exportu; CSV je odvozený výměnný soubor, nikoli náhrada souboru společnosti QuickBooks ani jeho účetní auditní historie.