Převod souboru OFX do XLS

Banky často poskytují stahování transakcí ve formátu OFX, zatímco starší účetní systémy a šablony tabulek mohou přijímat pouze XLS. Převodem dat vzniknou upravitelné řádky pro řazení, výpočty, sestavy nebo import do softwaru, který nedokáže číst OFX.

Co je OFX

OFX (Open Financial Exchange) je strukturovaný formát pro přenos údajů o účtech, zůstatcích, výpisech a transakcích mezi finančními institucemi a softwarem pro osobní finance. Banky běžně používají .ofx; .qfx je související varianta používaná některými institucemi a finančními aplikacemi. Soubor OFX může obsahovat data, příjemce plateb, poznámky, částky, typy transakcí, identifikátory účtů, zůstatky a identifikátory transakcí přiřazené bankou. Nejde o tabulku a nedefinuje sloupce listu, formátování, vzorce ani grafy.

Aplikace jako GnuCash, Quicken, Moneydance a další účetní programy mohou importovat OFX, ačkoli podpora QFX a konkrétních variant bank se liší.

Co je XLS

XLS je starší binární formát sešitu aplikace Excel kompatibilní s Microsoft Excel, LibreOffice Calc a mnoha staršími účetními systémy. Podporuje vzorce, filtry, grafy a více listů, ale každý list je omezen na 65 536 řádků a 256 sloupců. Pokud jej přijímající program podporuje, použijte raději XLSX; XLS je vyžadován především starším softwarem.

Převod pomocí GnuCash a Excelu nebo Calcu

1. Nainstalujte GnuCash z webu gnucash.org, vytvořte nebo otevřete účetní knihu a zálohujte původní soubor .ofx.
2. Použijte File → Import → Import OFX/QFX, vyberte soubor a přiřaďte jeho transakce ke správnému účtu v GnuCash. Před dokončením importu zkontrolujte rozpoznaný účet a shody transakcí.
3. Otevřete registr účtu a pomocí příkazu pro export vytvořte soubor CSV. Vyberte pole transakcí potřebná v tabulce, například datum, popis, poznámku, částku, typ transakce, zůstatek a ID transakce. Názvy nabídek GnuCash se podle verze liší; jako CSV lze exportovat také sestavu účtu nebo transakcí.
4. Otevřete CSV v Excelu nebo LibreOffice Calcu. Nastavte správný oddělovač a kódování znaků a určete nastavení data, desetinného oddělovače a oddělovače tisíců pro místní nastavení banky. Čísla účtů a ID transakcí importujte jako text, pokud je nutné zachovat počáteční nuly.
5. V Excelu zvolte File → Save As a vyberte Excel 97-2003 Workbook (*.xls). V Calcu zvolte File → Save As a vyberte Excel 97-2003 (*.xls). Potvrďte upozornění na kompatibilitu a zkontrolujte uložený sešit.

Tato metoda analyzuje finanční pole před vytvořením tabulky. Přímé otevření souboru OFX jako textu s oddělovači může nesprávně sloučit pole, protože OFX je strukturovaná data, nikoli běžná tabulka.

Automatizace opakovaných převodů

Pro dávkové zpracování použijte analyzátor OFX, který podporuje starší soubory ve stylu SGML i OFX založené na XML, extrahujte požadovaná pole transakcí a zapište je do CSV nebo XLSX. Pokud je vyžadován výstup ve starším formátu XLS, převeďte výsledný XLSX pomocí LibreOffice; například lokálně nainstalovaný příkazový převod LibreOffice může používat soffice --headless --convert-to xls --outdir output transactions.xlsx. Knihovny analyzátorů a možnosti příkazového řádku se v průběhu času mění, proto před použitím pro účetnictví ověřte výstup podle bankovního výpisu. Nepředpokládejte, že obecný analyzátor XML dokáže správně zpracovat každé stažení OFX.

Použití online převodníku

Služby jako CloudConvert, Convertio a Zamzar mohou nabízet převod z OFX do XLS, ale podporované vstupní a výstupní formáty se mohou měnit; před nahráním ověřte, zda služba aktuálně uvádí oba formáty. Online převod odesílá soubor, který může obsahovat jména, čísla účtů, zůstatky a kompletní historii transakcí, třetí straně. U důvěrných dat použijte místní postup, pokud nejsou podmínky poskytovatele týkající se ukládání, mazání a zpracování přijatelné.

Kontrola převedeného sešitu

• Porovnejte znaménka debetů a kreditů, počet transakcí, počáteční zůstatky a konečné zůstatky s původním výpisem. Banky nepoužívají shodné konvence znamének.
• Zkontrolujte data kolem půlnoci, na hranicích měsíců a na hranicích let. Časová pásma a regionální nastavení data mohou změnit způsob, jakým tabulkový software transakci zobrazuje.
• Ověřte, zda se při převodu přes CSV a XLS zachoval text příjemců plateb, poznámky, ID transakcí a počáteční nuly. V případě potřeby ponechte identifikátory jako text.
• Metadata OFX, pole pro odsouhlasení, stav čekajících transakcí, záhlaví specifická pro instituci a informace o aktualizacích se v sešitu nemusí objevit. Soubor XLS je kopie pro analýzu, nikoli náhrada původního OFX.
• V listu XLS nepřekračujte 65 536 řádků. Rozdělte export podle účtu nebo data, případně si pro rozsáhlejší historii ponechte kopii XLSX.