Převod souboru FMP12 do XLS

Starší účetní systém, reportingový nástroj nebo starší instalace Excelu mohou vyžadovat sešit .xls namísto databáze FileMaker. Převod exportuje vybrané záznamy pro použití v tabulkovém procesoru; nereprodukuje kompletní řešení FileMaker.

Co je formát FMP12

.fmp12 je nativní databázový formát FileMaker Pro, který byl zaveden ve FileMaker Pro 12 a používají jej i následující verze FileMaker Pro. Soubor může obsahovat tabulky, pole, záznamy, rozvržení, relace, výpočty, skripty, účty, oprávnění, seznamy hodnot a data v kontejnerových polích, například obrázky nebo dokumenty. Společnosti se s ním běžně setkávají při migraci staršího řešení FileMaker, sdílení firemních dat nebo extrahování záznamů pro jinou aplikaci.

Co je formát XLS

.xls je starší binární formát sešitu Excel od společnosti Microsoft, spojovaný především s Excel 97–2003 a staršími importními systémy. Podporuje listy, vzorce, formátování a grafy, ale každý list je omezen na 65 536 řádků a 256 sloupců. Používejte jej pouze v případě, že přijímající program nedokáže přijmout novější formát .xlsx nebo výslovně vyžaduje soubory Excel 97–2003.

Export pomocí FileMaker Pro

1. Otevřete databázi ve FileMaker Pro a přejděte na rozvržení, které poskytuje pole a záznamy určené k exportu.
2. Vyhledejte požadované záznamy. FileMaker obvykle exportuje aktuální nalezenou množinu, nikoli nutně všechny záznamy v tabulce.
3. Vyberte File → Export Records....
4. Zadejte název souboru a vyberte Excel Workbook (*.xlsx), pokud je tato možnost k dispozici. FileMaker Pro obecně exportuje moderní formát Excel, nikoli starší binární formát .xls.
5. V dialogovém okně pro pořadí polí odeberte nepotřebná pole a uspořádejte zbývající pole jako sloupce tabulky. Související pole zahrňte pouze tehdy, pokud relace vrací zamýšlený související záznam.
6. Dokončete export a otevřete výsledný soubor .xlsx v Microsoft Excel nebo LibreOffice Calc.

U textových exportů, například CSV, vyberte v možnostech exportu FileMaker vhodné kódování znaků. Sešity Excel obvykle zachovávají vlastní kódování textu; nastavení kódování nenahrazuje kontrolu nelatinkových znaků po exportu.

Uložení sešitu jako XLS

V Microsoft Excel vyberte File → Save As, zvolte Excel 97–2003 Workbook (*.xls) a potvrďte upozornění na kompatibilitu. V LibreOffice Calc vyberte File → Save As, zvolte Excel 97–2003 (*.xls) a po zobrazení výzvy ponechte vybraný formát. Uložený soubor znovu otevřete a zkontrolujte data, časy, vzorce, dlouhý text, kódování znaků a typy sloupců.

Pokud FileMaker Pro není k dispozici, požádejte vlastníka databáze o export požadované nalezené množiny jako .xlsx nebo CSV. Obecné online služby zřídka správně interpretují proprietární strukturu .fmp12. Po exportu dat může služba, jako je CloudConvert, převést nekonfidenční soubor .xlsx na .xls, místní Excel nebo LibreOffice však zabrání nahrávání firemních záznamů a obvykle poskytne lepší kontrolu nad upozorněními na kompatibilitu.

Omezení kvality a kompatibility

Jedná se o export dat, nikoli o převod databáze. Rozvržení, skripty, relace, portály, účty, oprávnění, seznamy hodnot, definice polí a výpočty specifické pro FileMaker se nestanou ekvivalentními funkcemi XLS. Vypočítaná pole se obvykle exportují jako vyhodnocené výsledky, nikoli jako znovu použitelné výpočty FileMaker nebo vzorce Excel.

Data, časy, čísla a oddělovače desetinných míst se mohou měnit podle hodnot ve FileMaker, regionálního nastavení a interpretace cílové aplikace. Identifikátory exportu, poštovní směrovací čísla, telefonní čísla a další hodnoty s počátečními nulami exportujte, pokud možno, jako text; jinak může Excel nuly odstranit. Po uložení do .xls zkontrolujte vzorce a speciální znaky, protože kompatibilita se starším formátem Excel může změnit nepodporované funkce.

Kontejnerová pole se nezachovají jako nativní buňky tabulky. Pokud musí dokumenty nebo obrázky zůstat dostupné, exportujte je samostatně a před odstraněním zdrojové databáze ověřte, jak FileMaker zpracovává jednotlivá kontejnerová pole. Datová sada větší než limity řádků nebo sloupců XLS musí zůstat v .xlsx, být rozdělena do více souborů nebo listů, případně být předána ve formátu určeném pro databáze. Nenahrávejte důvěrné soubory FMP12 do online převodníku: databáze může obsahovat záznamy, soubory v kontejnerových polích, metadata související s účty a další informace nad rámec viditelných dat tabulky.