Převod souboru FMP12 do PDF

Co je formát FMP12

.fmp12 je nativní formát databázových souborů zavedený ve FileMaker Pro 12 a používaný v novějších verzích FileMaker Pro. Může obsahovat tabulky, pole, záznamy, relace, layouty, skripty, výpočty, data containerů, uživatelské účty a přístupová oprávnění.

FileMaker Pro otevírá a spravuje soubory FMP12. Novější verze FileMaker Pro obvykle dokážou otevřít starší soubory FMP12, ale mohou je převést a znovu uložit; nejprve vytvořte kopii a ověřte kompatibilitu skriptů, plug-inů, containerů a dalších funkcí závislých na verzi. Přejmenování přípony nebo použití obecného převodníku dokumentů databázi nepřevede.

Co je formát PDF

PDF je formát dokumentů s pevným rozvržením určený k prohlížení, tisku, výměně a archivaci. Dokáže zachovat velikost stránky, umístění textu, obrázky, vložená písma a velkou část layoutu FileMakeru, aniž by k prohlížení výsledku vyžadoval FileMaker Pro.

PDF umožňuje distribuovat faktury, formuláře, reporty a nalezené záznamy bez zpřístupnění pracovní databáze. Nezachovává tabulky FileMakeru, relace, skripty, výpočty jako aktivní objekty, chování portálů, oprávnění ani databázové operace. Text může v PDF zůstat označitelný a vyhledatelný, to však není totéž jako vyhledávání nebo úprava zdrojové databáze.

Jak exportovat soubor FMP12 jako PDF

Pomocí FileMaker Pro

1. Vytvořte kopii původního souboru .fmp12 a otevřete ji v kompatibilní verzi FileMaker Pro. Pokud FileMaker požádá o převod souboru, uložte převedený soubor samostatně.
2. Otevřete layout určený k tisku. PDF představuje tento layout, nikoli všechny tabulky nebo layouty v souboru.
3. Připravte záznamy k exportu. Použijte Records → Show All Records, proveďte hledání nebo vynechte záznamy tak, aby found set obsahoval požadovaná data.
4. Zkontrolujte layout v náhledu tisku, včetně velikosti stránky, orientace, okrajů, měřítka, portálů, částí subsummary a zalomení stránek.
5. Vyberte File → Save/Send Records As → PDF....
6. Zvolte název souboru a umístění a poté vyberte dostupný rozsah, například aktuální záznam nebo procházené záznamy. Použijte případné možnosti rozsahu stránek nebo výstupu zobrazené nainstalovanou verzí FileMakeru a PDF uložte.

Přesné znění nabídek a dostupné možnosti se v jednotlivých verzích FileMakeru liší. Pokud příkaz PDF není dostupný nebo je vyžadován systémový tiskový proces, vyberte File → Print... a v systému Windows zvolte Microsoft Print to PDF nebo v tiskovém dialogu systému macOS možnost Save as PDF. Nativní příkaz FileMakeru pro PDF je obvykle vhodnější, protože může cílit na aktuální záznam nebo found set a lze jej automatizovat.

Automatizace opakovaných exportů

Pro opakované reporty vytvořte skript FileMakeru s krokem Save Records as PDF. Nakonfigurujte výstupní cestu, název souboru, layout, rozsah aktuálního záznamu nebo found set a nastavení, zda má být existující PDF nahrazeno nebo doplněno. Skript otestujte s reprezentativními záznamy obsahujícími obrázky v containerech, portály, části subsummary a dlouhý text.

Omezení kvality a kompatibility

Exportují se pouze vybrané záznamy a aktivní layout určený k tisku. Související data se zobrazí pouze tehdy, když layout obsahuje související pole nebo záznamy portálu. Found set z jednoho výskytu tabulky automaticky neexportuje všechny související ani nesouvisející tabulky.

Výsledné PDF zkontrolujte, místo abyste předpokládali, že zobrazení na obrazovce odpovídá výsledku tisku. Široká pole mohou být oříznuta, nastavení posouvání a tisku může změnit mezery, řádky portálu se mohou rozdělit mezi stránky a opakované layouty mohou vytvářet neočekávaná zalomení stránek. Chybějící písma, nepodporované znaky, formáty containerů a rozdíly mezi verzemi FileMakeru mohou změnit vzhled nebo vynechat obsah.

Export do PDF je obecně jednosměrný. Příjemci mohou dokument prohlížet, tisknout, opatřovat poznámkami a někdy extrahovat text, nemohou však obnovit původní strukturu FileMakeru ani aktualizovat jeho záznamy z PDF. Pro migraci nebo další zpracování dat exportujte příslušné tabulky nebo found sety z FileMakeru do formátu CSV, Excel nebo XML.

Online a desktopové nástroje pro převod

Neexistuje spolehlivý obecný online převodník databází FMP12, protože služba musí rozumět layoutům FileMakeru, relacím, oprávněním a záznamům. Nahráním zdrojového souboru mohou být navíc zpřístupněny důvěrné záznamy, přihlašovací údaje a přílohy v containerech. Používejte FileMaker Pro lokálně; FileMaker Pro Advanced je starší název produktu, nikoli samostatný formát pro převod.

Poté, co FileMaker vytvoří PDF, mohou renomované nástroje PDF, například Adobe Acrobat online, Smallpdf nebo iLovePDF, provádět sekundární operace, jako je komprese, slučování nebo extrakce stránek. Tyto služby používejte pouze pro vytvořené PDF a jen tehdy, pokud jejich podmínky uchovávání, šifrování a zpracování dat umožňují nahrání daných informací. Mezi desktopové alternativy patří Adobe Acrobat, PDFsam pro lokální slučování a rozdělování a integrované nástroje PDF systému Windows nebo macOS.