Převod souboru FP7 do XLS

Příjemce může vyžadovat sešit Excelu pro tabulkové úpravy, vytváření sestav nebo import do softwaru, který nedokáže číst databázi FileMaker. Převod záznamů do formátu .xls zajišťuje kompatibilitu se staršími instalacemi Excelu a staršími podnikovými systémy, ale nepřevádí strukturu databáze.

Co je formát FP7

.fp7 je databázový formát FileMaker Pro používaný aplikacemi FileMaker Pro 7 až FileMaker Pro 11. Soubor FP7 může obsahovat tabulky, pole, relace, rozvržení, skripty, výpočty, seznamy hodnot, kontejnerová pole, indexy a oprávnění účtů. Tento formát běžně používají starší podnikové databáze, kontaktní systémy, inventáře, výzkumné záznamy a archivy.

FP7 není tabulkový procesor. Data mohou být rozdělena mezi související tabulky, zatímco rozvržení může zobrazovat vypočítané, souhrnné nebo související hodnoty, které nejsou běžnými uloženými sloupci. Ke správné interpretaci databáze před exportem je obvykle vyžadován FileMaker Pro.

Co je formát XLS

.xls je binární formát sešitů Microsoft Excelu, spojovaný především s Excelem 97–2003 a staršími softwarovými integracemi. Ukládá řádky a sloupce, vzorce, základní formátování a grafy ve formě přijímané aplikacemi, které nepodporují novější sešity .xlsx.

List XLS je omezen na 65 536 řádků a 256 sloupců. XLS nedokáže zachovat relace FileMakeru, rozvržení, skripty, oprávnění, pravidla ověřování, indexy, chování portálů ani schéma databáze.

Jak převést FP7 na XLS

1. Vytvořte zálohu originálu. Pracujte s kopií souboru database.fp7. Pokud je soubor chráněn, zajistěte si požadované přihlašovací údaje.
2. Otevřete kopii v aplikaci FileMaker Pro. FileMaker Pro 11 dokáže otevřít soubory FP7 bez jejich změny. FileMaker Pro 12 a novější mohou soubor FP7 při otevření obecně převést do novějšího formátu FileMakeru; originál si ponechte, protože tento převod vytvoří nový soubor a nemusí být vratný. Použijte kompatibilní instalaci FileMakeru a ověřte, že se skripty, výpočty a relace načtou správně.
3. Vyberte požadované záznamy. Otevřete příslušný výskyt tabulky nebo rozvržení, pokud potřebujete pouze podmnožinu, proveďte vyhledávání a ověřte počet nalezených záznamů. Kontext aktivního rozvržení ovlivňuje související a vypočítaná pole.
4. Zvolte File → Export Records.
5. V dialogovém okně exportu vyberte pole a jejich pořadí požadované pro tabulku. Pečlivě zkontrolujte vypočítaná, souhrnná a související pole; jejich exportované hodnoty závisí na aktuálním záznamu, kontextu a stavu výpočtu.
6. Pokud verze FileMakeru nabízí možnost exportu do Excelu, zvolte ji a vytvořte mezilehlý soubor .xlsx. Verze FileMakeru podporující export do Excelu obvykle vytvářejí novější sešity Excelu namísto staršího formátu .xls.
7. Otevřete mezilehlý sešit v aplikaci Microsoft Excel nebo LibreOffice Calc. V Excelu zvolte File → Save As, vyberte Excel 97-2003 Workbook (*.xls) a potvrďte upozornění na formát. V Calcu zvolte File → Save As, vyberte Excel 97-2003 (.xls) a po zobrazení výzvy zachovejte požadovaný formát.
8. Znovu otevřete výsledný soubor .xls a zkontrolujte počet řádků a sloupců, záhlaví, data, číselné hodnoty, vzorce, znaky mimo ASCII, prázdné hodnoty a identifikační pole, jako jsou PSČ nebo čísla účtů.

Pokud přímý export do Excelu není k dispozici, použijte File → Export Records k vytvoření souboru CSV v kódování UTF-8. Otevřete soubor CSV pomocí procesu importu v Excelu nebo Calcu, vyberte správný oddělovač a kódování UTF-8, nastavte identifikátory na Text, aby se zachovaly počáteční nuly, a poté soubor uložte jako .xls. CSV zachovává tabulkové hodnoty, ale neuchovává formátování FileMakeru, vzorce, relace ani data kontejnerů.

Online služby obecně nepředstavují přímé řešení pro FP7, protože mnohé z nich nedokážou analyzovat proprietární strukturu FileMakeru. U nekonfidenčního souboru .xlsx, který již vytvořil FileMaker, mohou služby jako Zamzar nebo CloudConvert nabízet převod z .xlsx na .xls, pokud je tato dvojice formátů uvedena na jejich aktuálních webech. Bez oprávnění nenahrávejte osobní, regulované ani obchodně citlivé databázové záznamy a převedený sešit ověřte lokálně.

Omezení kvality a kompatibility

• Export obsahuje vybraná pole z vybraných záznamů, nikoli původní aplikaci FileMaker. Pokud je zapotřebí logika databáze nebo historie auditu, uchovejte soubor FP7 odděleně.
• Související pole, výpočty, souhrnná pole a data portálů mohou záviset na kontextu rozvržení nebo stavu souvisejících záznamů. Před exportem celé datové sady otestujte reprezentativní záznamy.
• Kontejnerová pole mohou obsahovat obrázky, dokumenty, zvuk nebo jiné soubory. Export do Excelu je nemusí zachovat jako použitelný vložený obsah; pokud je třeba je uchovat, exportujte obsah kontejnerů samostatně.
• Opakující se pole, text s více hodnotami, řádky portálů a souhrny nelze vždy namapovat na jeden plochý řádek XLS. Rozhodněte, zda je zploštit, rozdělit do samostatných exportů, nebo zachovat zdrojovou databázi.
• Datové sady přesahující 65 536 řádků nebo 256 sloupců vyžadují více souborů či listů, novější sešit .xlsx nebo jiný datový formát. Uložení moderních vzorců, formátování nebo znakových dat jako XLS může způsobit upozornění na kompatibilitu nebo ztrátu funkcí.