Převod souboru XLSX do MPP

Týmy často dostávají harmonogramy úkolů jako sešity Excelu, ale pro plánování založené na závislostech a nativní úpravy plánů potřebují Microsoft Project. Převodem se vytvoří plán .mpp, který mohou uživatelé Projectu upravovat, přepočítávat a sdílet.

Co je formát XLSX

.xlsx je formát sešitu založený na XML, který používají Microsoft Excel, LibreOffice Calc, exporty z Google Sheets a mnoho podnikových systémů. Ukládá listy s buňkami, vzorci, tabulkami, formátováním, grafy a pravidly ověřování. Data projektu běžně přicházejí ve formátu XLSX jako ručně udržovaný seznam úkolů nebo jako export ze systému ERP, ticketovacího či reportovacího systému.

Co je formát MPP

.mpp je nativní formát souboru projektového plánu aplikace Microsoft Project. Může ukládat úkoly, úrovně osnovy, kalendáře, pracovní dobu, omezení, závislosti, zdroje, přiřazení, směrné plány, průběh, zobrazení a metadata plánování, která tabulkový procesor nativně nemodeluje.

MPP je vhodný cílový formát, když je nutné soubor upravovat v aplikaci Microsoft Project nebo jej přepočítávat jejím plánovacím modulem. Nejde pouze o menší nebo přenosnější soubor XLSX: na pole Projectu lze namapovat jen sloupce tabulky obsahující kompatibilní data projektu.

Převod XLSX pomocí desktopové aplikace Microsoft Project

Microsoft Project desktop je nejspolehlivější možnost, protože jeho Excel Import Wizard mapuje sloupce listu na nativní pole Projectu. Project for the web a Microsoft Planner jsou samostatné produkty a neposkytují stejný desktopový pracovní postup importu MPP.

Před importem připravte sešit:

• Umístěte jeden úkol nebo zdroj do každého řádku a použijte jeden řádek záhlaví.
• Použijte sloupce jako Task Name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Names a % Complete.
• Používejte jednoznačná data, konzistentní jednotky trvání, například 5d, a ID předchůdců nebo odkazy na řádky, které lze konzistentně namapovat.
• Odstraňte sloučené buňky, dekorativní řádky s názvy, prázdné řádky úkolů, vzorce mezisoučtů a nejednoznačné hodnoty dat nebo trvání.

1. Otevřete Project desktop a vyberte File → Open → Browse.
2. Nastavte filtr typu souboru na Excel Workbook (*.xlsx), vyberte sešit a spusťte Import Wizard.
3. Vyberte New project, pokud řádky nemají být přidány do existujícího plánu.
4. Vyberte list a namapujte sloupce na pole Projectu: názvy úkolů na Name, data na Start a Finish, trvání na Duration, hodnoty závislostí na Predecessors a osoby nebo týmy na Resource Names.
5. Určete, zda řádky představují úkoly, zdroje nebo přiřazení, a dokončete import.
6. Zkontrolujte Gantt Chart, hierarchii osnovy, data, kalendáře, vazby, režimy úkolů a přiřazení zdrojů.
7. Uložte výsledek pomocí File → Save As a zvolte Project (*.mpp).

Plochý list neposkytuje Projectu dostatek informací k odvození správné struktury rozpisu práce, kalendářů, typů úkolů nebo závislostí. Po importu přidejte úrovně osnovy a pravidla plánování v Projectu nebo před převodem doplňte do sešitu požadovaná pole.

Online převodníky a alternativní software

Některé online služby včetně Zamzar uvádějí převod XLSX na MPP. Mohou být vhodné pro jednoduchý seznam úkolů bez důvěrných údajů, ale podpora polí Projectu, závislostí, kalendářů, zdrojů a verzí MPP se liší. Nahrávejte pouze data povolená vaší organizací a stažený soubor otevřete v aplikaci Microsoft Project, abyste jej ověřili.

U důvěrných dat nebo dat kritických pro harmonogram použijte Project desktop namísto obecného webového převodníku. Desktopová aplikace kompatibilní s Projectem může také importovat Excel, ale ověřte, zda dokáže uložit nativní soubor MPP, a otestujte výstup proti verzi Microsoft Projectu, kterou používají příjemci.

Omezení kvality a kompatibility

Vzorce Excelu, podmíněné formátování, grafy, kontingenční tabulky, komentáře a stylování buněk se nestanou ekvivalentními funkcemi Projectu. Datum nebo trvání vygenerované vzorcem se obvykle importuje jako hodnota; logiku plánování znovu vytvořte v Projectu.

Nepředpokládejte, že současně zadané hodnoty Duration, Start a Finish zůstanou beze změny. Project může data přepočítat podle režimu úkolu, kalendářů, pracovní doby, vazeb, omezení a nastavení zdrojů. Zkontrolujte regionální formáty dat, svátky, uplynulé trvání, syntaxi předchůdců a názvy zdrojů, abyste předešli nesprávným datům nebo duplicitním zdrojům.

Směrné plány, náklady, vlastní pole a podrobná data přiřazení obvykle vyžadují explicitní mapování nebo ruční rekonstrukci. Ponechte si původní XLSX, protože převod nelze vrátit zpět, a importovaný plán ukládejte jako nový soubor MPP, dokud nebude jeho harmonogram zkontrolován.