Převod souboru FP3 do EXCEL

Archivované záznamy FileMaker často potřebují být doručeny lidem, kteří používají Excel, nebo načteny do systémů pro reporting a účetnictví, které přijímají tabulky. Export databázových záznamů do .xlsx usnadňuje filtrování, kontrolu a sdílení dat bez distribuce původního souboru FileMaker.

Co je soubor FP3

.fp3 je starší databázový formát FileMaker Pro 3 nebo FileMaker Pro 4. Může ukládat záznamy, pole, rozvržení, skripty, seznamy hodnot, přístupová oprávnění, vztahy k jiným souborům FileMaker a odkazy na data v kontejnerových polích nebo tato data samotná; nejde o sešit Excel ani textovou tabulku.

FileMaker Pro 5 a 6 běžně používají .fp5, FileMaker Pro 7–11 používají .fp7 a FileMaker Pro 12 a novější používají .fmp12. Aktuální verze Claris FileMaker Pro soubory .fp3 přímo neotevřou.

Co znamená výstup Excel

Excel je aplikace, nikoli jeden formát souboru. Pro aktuální sešit použijte .xlsx; .csv nebo text oddělený tabulátory použijte pouze tehdy, když přijímající systém výslovně vyžaduje prostý text. Sešit .xlsx podporuje listy, formátování, vzorce, filtry, kontingenční tabulky a grafy, zatímco CSV ukládá pouze prosté hodnoty buněk v jedné tabulce.

Export z FileMaker přenese vybrané hodnoty polí do řádků a sloupců. V Excelu znovu nevytvoří rozvržení FileMaker, skripty, sady oprávnění, tlačítka, vztahy, vyhledávání ani chování databáze.

Převod databáze prostřednictvím FileMaker

1. Zkopírujte původní soubor .fp3 a všechny související soubory FileMaker do pracovního adresáře. Originály ponechte beze změn. Řešení může záviset na souvisejících databázích, externích souborech kontejnerů nebo skriptech, které pro jednoduchý export záznamů nejsou potřeba, ale mohou být nutné k interpretaci dat.
2. Pomocí FileMaker Pro 11 soubor otevřete a převeďte jej na .fp7. FileMaker Pro 11 je obvyklým mostem pro formáty FileMaker 3–6, jedná se však o ukončený software; spouštějte jej pouze v kontrolovaném, pokud možno offline prostředí pro starší software. Pokud nemáte licencovanou kopii, využijte specialistu na migraci FileMaker namísto neověřeného webu pro převod souborů.
3. Zadejte platné přihlašovací údaje FileMaker. Ochranu heslem nelze odstranit změnou názvu souboru ani importem souboru do Excelu.
4. Ověřte záznamy, které chcete exportovat. Records → Show All Records exportuje celou tabulku; File → Export Records jinak exportuje pouze aktuální nalezenou množinu.
5. V nabídce File → Export Records vyberte možnost sešitu Excel, pokud je k dispozici, a uložte soubor jako records.xlsx. Vyberte požadovaná pole a nastavte pořadí jejich exportu. Pokud nainstalovaná verze FileMaker nedokáže exportovat do .xlsx, exportujte text oddělený tabulátory nebo CSV.
6. Otevřete export CSV nebo textu odděleného tabulátory v Excelu přes Data → From Text/CSV, vyberte správný oddělovač a citlivým sloupcům, jako jsou ID a poštovní směrovací čísla, přiřaďte typ Text. Importovaná data uložte pomocí File → Save As → Excel Workbook (*.xlsx).

Pokud má převedená databáze zůstat použitelná v moderním FileMaker, otevřete výsledný soubor .fp7 ve FileMaker Pro 12 nebo novějším a převeďte jej na .fmp12. Tento dodatečný převod není nutný, pokud je jediným požadavkem export do Excelu.

Neměňte název souboru .fp3 na .xls nebo .xlsx; změna přípony soubor nepřevede. Obecné online převodníky nejsou pro tento proprietární databázový formát spolehlivou cestou a nejsou vhodné pro soubory obsahující údaje o zákaznících, zaměstnancích, financích nebo zdraví.

Kontroly dat a omezení kompatibility

• Excel automaticky převádí hodnoty, pokud nejsou typy při importu nastaveny explicitně. Čísla účtů, telefonní čísla, kódy produktů, poštovní směrovací čísla a identifikátory považujte za text. Excel uchovává v číselné hodnotě pouze 15 platných číslic, takže delší číselná ID je nutné importovat jako text.
• Po importu ověřte interpretaci dat, zejména pokud soubor FileMaker a Excel používají odlišné regionální konvence pro datum. Před jejich použitím zkontrolujte vypočítané hodnoty, souhrnné hodnoty a hodnoty souvisejících polí oproti původní databázi.
• List Excel může obsahovat nejvýše 1 048 576 řádků a 16 384 sloupců. Větší exporty rozdělte mezi více listů nebo souborů.
• Kontejnerová pole se nestanou plně použitelnými přílohami Excelu. V případě potřeby exportujte obsah kontejnerů samostatně z FileMaker a do listu poté zahrňte názvy souborů, cesty nebo hypertextové odkazy.
• CSV nezachovává formátování Excelu, vzorce, více listů ani spolehlivé datové typy. Pro opakovaně použitelné tabulky upřednostněte .xlsx; CSV si ponechte pouze pro systémy, které jej vyžadují.