Převod souboru RPMSG do PDF

PDF je užitečný, když je třeba chráněnou zprávu Outlook vytisknout, archivovat nebo sdílet s někým, kdo nemůže otevřít e-mail s řízením přístupových práv. Převod funguje pouze po ověření příjemce a v případě, že zásady zprávy povolují tisk nebo uložení.

Co je formát RPMSG

.rpmsg je kontejner e-mailu s řízením přístupových práv spojený s technologiemi ochrany Microsoft Outlook, Exchange a Microsoft 365, jako jsou Microsoft Purview Message Encryption a Azure Rights Management.

Na rozdíl od běžného exportu e-mailu může soubor RPMSG udržovat tělo zprávy a přílohy zašifrované, dokud Outlook nebo Outlook on the web neověří identitu a oprávnění příjemce. Příjemci se s ním obvykle setkají jako s přílohou chráněné zprávy nebo při otevírání chráněné zprávy mimo Outlook.

Bez platného oprávnění neexistuje podporovaný způsob převodu. Přejmenování .rpmsg na .pdf změní pouze název souboru; obsah se tím ne dešifruje ani nepřevede.

Co je formát PDF

PDF ukládá vykreslený dokument v pevném rozvržení, které podporují operační systémy, tiskárny, archivní systémy a software pro správu dokumentů. Je vhodný pro čitelný, neupravitelný záznam e-mailu, ale nejde o nativní kontejner e-mailu.

Vytištěný PDF nemusí zachovat všechny hlavičky zprávy, strukturu konverzace, podpisy, hypertextové odkazy, informace o přístupnosti ani vztahy mezi přílohami. Přílohy je obvykle nutné otevřít a uložit samostatně.

Jak zprávu převést

Outlook pro Windows

1. Otevřete chráněnou zprávu v Outlook a dokončete případné přihlášení, ověření nebo zadání přístupového kódu.
2. Zkontrolujte, že je tělo zprávy plně viditelné a že můžete otevřít všechny přílohy, které je třeba zachovat.
3. Vyberte File → Print.
4. Jako tiskárnu zvolte Microsoft Print to PDF, nastavte rozsah stránek a rozvržení a vyberte Print.
5. Vyberte umístění, zadejte název souboru končící na .pdf a vyberte Save.

Outlook on the web nebo nový Outlook

1. Otevřete chráněnou zprávu v Outlook on the web nebo v novém Outlook a na vyzvání se ověřte.
2. Otevřete nabídku zprávy a vyberte More actions → Print nebo vyberte dostupnou ikonu tisku.
3. V dialogovém okně tisku prohlížeče nebo systému vyberte Save to PDF nebo Microsoft Print to PDF a soubor uložte.

Outlook on the web v Microsoft 365 je vhodnou online možností pro chráněnou zprávu, protože před jejím zobrazením provádí kontroly identity Microsoft a přístupových práv. Obecné online převaděče, včetně běžných webů pro převod dokumentů, obvykle nedokážou dešifrovat obsah RPMSG a neměly by obdržet důvěrné firemní zprávy.

Pokud Outlook nedokáže soubor otevřít

Použijte odkaz nebo přílohu chráněné zprávy v podporovaném klientovi Outlook nebo v Outlook on the web a přihlaste se účtem, kterému byla zpráva udělena. Pokud obsah stále nelze zobrazit, požádejte odesílatele nebo správce Microsoft 365 o poskytnutí autorizované alternativy; nenahrávejte soubor do neschválené služby pro převod.

Omezení kompatibility a kvality

Tisk je vizuální export, nikoli způsob, jak obejít dešifrování. Pokud zásady přístupových práv blokují tisk, Outlook může příkaz deaktivovat nebo vytvořit nepoužitelný výstup. Prázdný nebo neúplný PDF může být také důsledkem neúspěšného ověření, nepodporovaného klienta nebo obsahu, který se nedokončil vykreslovat.

Pokud je tisk povolen, výsledný PDF je obecně nově vytvořený soubor a automaticky nezachovává původní ovládací prvky Microsoft pro řízení přístupových práv. Organizace může samostatně použít ochranu PDF nebo její zásady mohou vytvoření souboru zcela zabránit. Povolený PDF považujte za potenciálně sdílenou kopii a nakládejte s ním v souladu s požadavky na důvěrnost zprávy.

Pokud musí záznam obsahovat původní soubory, vytiskněte zprávu a povolené přílohy uložte samostatně. Pokud jsou vyžadovány požadavky na dlouhodobou archivaci, ověřte, zda cílový systém vyžaduje PDF/A; Microsoft Print to PDF samo o sobě nezaručuje soubor PDF/A.