Převod souboru WORD do RIS

Dokument Word může vyžadovat převod, pokud správce referencí nebo akademická databáze přijímá RIS, ale nikoli soubory .doc nebo .docx. Převod přenáší identifikovatelné bibliografické záznamy, nikoli formátování dokumentu ani celý text.

Co je formát Word

Soubory Microsoft Word běžně používají přípony .doc nebo .docx. Microsoft Word, Microsoft 365, LibreOffice Writer, exporty z Google Docs a další kancelářské balíky je mohou vytvářet nebo otevírat.

Dokument Word může obsahovat běžné odstavce, tabulky, poznámky pod čarou, obrázky, citace v textu a seznamy referencí. Zdroje přidané prostřednictvím funkce References → Manage Sources v aplikaci Word jsou také uloženy jako strukturované záznamy v souboru bibliography XML, obvykle Sources.xml. Bibliografie zadaná jako běžný text nemá zaručená pole pro autora, název, datum, identifikátor ani typ publikace.

Co je formát RIS

RIS je značkovaný formát výměny ve formě prostého textu, který podporují EndNote, Zotero, Mendeley, RefWorks, Citavi, JabRef a mnoho knihovních databází. Záznam obvykle začíná na TY - a končí na ER -. Mezi běžné značky patří AU - pro autora, TI - pro název, JO - pro časopis, PY - pro rok, VL - pro svazek, SP - pro počáteční stranu a DO - pro DOI.

RIS je užitečný pro přenos bibliografických metadat mezi správci referencí a databázemi. Nezachovává rozvržení Wordu, text odstavců, sledované změny, styl citací, poznámky pod čarou ani připojený obsah dokumentu.

Vyberte zdroj referencí

Pokud byla bibliografie vytvořena pomocí Zotero, EndNote, Mendeley nebo jiného správce referencí, exportujte ji z původní knihovny. Je to přesnější než analyzovat viditelnou bibliografii ve Wordu, protože knihovna uchovává strukturovaná pole, identifikátory, poznámky a přílohy. Použijte příkaz pro export v daném správci a vyberte RIS.

Pokud bibliografii vytvořil vlastní správce zdrojů aplikace Word, použijte jeho strukturovaný seznam zdrojů XML. Pokud dokument obsahuje pouze ručně zadaný seznam referencí, použijte parser referencí a následně importované záznamy ověřte.

Převod zdrojových záznamů Word

1. Otevřete dokument v desktopové aplikaci Microsoft Word a vyberte References → Manage Sources, abyste ověřili, že citace jsou zdroje spravované aplikací Word, nikoli ručně zadaný text.
2. Vytvořte zálohu souboru bibliography aplikace Word, obvykle Sources.xml. V systému Windows se obvykle nachází v %APPDATA%\Microsoft\Bibliography\; umístění se může lišit podle verze aplikace Word a operačního systému.
3. Importujte XML do desktopového správce referencí, který podporuje bibliography XML aplikace Microsoft Word, například do aktuální verze JabRef. Pokud tato možnost importu chybí, nepřejmenovávejte soubor XML na .ris; použijte níže uvedený postup pro typovaný seznam nebo záznamy převeďte pomocí zdokumentovaného nástroje pro převod XML na formát referencí.
4. Prohlédněte importované záznamy, opravte typ zdroje a chybějící pole, poté použijte příkaz pro export ve správci a vyberte RIS. V JabRef použijte jeho funkci exportu a zvolte RIS.
5. Otevřete výsledný soubor .ris v cílové aplikaci a před importem celého souboru zkontrolujte reprezentativní záznamy.

Převod typovaného seznamu referencí

1. Zkopírujte z Wordu pouze položky bibliografie do souboru s prostým textem. Odstraňte nadpisy, číslování, prvky vzniklé použitím předsazeného odsazení a nesouvisející text, ale ponechte jednu úplnou referenci na odstavec.
2. U seznamu, který neobsahuje důvěrné údaje, odešlete reference do služby AnyStyle, parseru citací, který umí exportovat BibTeX. Alternativně zadávejte údaje DOI, ISBN, PMID nebo název jednotlivě v nástroji ZoteroBib.
3. Importujte výsledný soubor BibTeX do Zotero nebo JabRef. V Zotero vyberte importované položky nebo kolekci a zvolte File → Export Library, poté vyberte RIS. V JabRef použijte jeho příkaz pro export a zvolte RIS.
4. U malé bibliografie je často přesnější přidat každou položku do Zotero pomocí DOI, ISBN nebo PMID než analyzovat formátovaný text. Použijte funkci Add Item by Identifier v Zotero, zkontrolujte načtená metadata a exportujte kolekci jako RIS.

Online služby používejte pouze pro reference, které neobsahují důvěrný obsah rukopisu, osobní údaje ani materiál s omezeným přístupem. Obecný převodník DOCX-to-RIS obvykle změní kontejner souboru nebo extrahuje text; nedokáže odvodit spolehlivá bibliografická pole, pokud výslovně nepodporuje extrakci bibliografie.

Kontrola převedeného souboru

Formátovaná reference může být nesprávně analyzována, pokud jsou jména autorů, iniciály, podtituly, data publikace, rozsahy stran nebo autoři z řad organizací nejednoznační. Ověřte záznamy podle vydavatele, vstupní stránky DOI, Crossref, PubMed nebo knihovního katalogu.

Typy zdrojů Wordu se nemapují dokonale na typy RIS. Knihy, články v časopisech, zprávy, webové stránky, konferenční příspěvky a editované sborníky mohou vyžadovat ruční opravu polí TY, DOI, URL, časopis, svazek, číslo, strany, vydavatel a vydání. Některé exportéry používají obecné hodnoty, například GEN nebo ELEC, pokud není k dispozici vhodnější typ RIS.

Citace v textu, například (Smith, 2020), neobsahují dostatek informací k vytvoření spolehlivých záznamů. Automaticky generovaná bibliografie Wordu je také neúplná, pokud její podkladové zdroje neobsahují DOI, stranu, vydavatele nebo údaje o autorovi. Ponechte si původní soubor .docx a případně také Sources.xml, protože export RIS může zahodit pole a formátování specifické pro Word.