Převod souboru PDF do OFX

Některé banky poskytují výpisy pouze ve formátu PDF, zatímco software pro osobní finance očekává formát OFX pro import transakcí. Převod výpisu může zabránit nutnosti znovu zadávat transakce, ale každý vygenerovaný záznam je nutné zkontrolovat, protože PDF popisuje rozvržení stránky, nikoli strukturovaná finanční data.

Co je formát PDF

PDF je formát dokumentu s pevným rozvržením používaný pro bankovní výpisy, faktury, účtenky, zprávy a záznamy, které se musí zobrazovat konzistentně na různých zařízeních. Banky doručují PDF prostřednictvím online bankovnictví, e-mailových příloh a archivů dokumentů.

PDF může obsahovat volitelný text, umístěné fragmenty textu, tabulky, vložená písma nebo pouze obrázky stránek. Obvykle neidentifikuje datum transakce, příjemce, debet, kredit, zůstatek, číslo účtu ani měnu jako strukturovaná pole. Převaděč musí tato pole odvodit z pozic textu a pořadí čtení. Ochrana heslem, víceřádkové popisy, neobvyklá rozvržení sloupců a naskenované stránky mohou způsobit chyby při extrakci.

Co je formát OFX

OFX neboli Open Financial Exchange je strukturovaný textový formát pro výměnu finančních dat mezi bankami a aplikacemi pro osobní finance nebo účetnictví. Výpis OFX může obsahovat informace o účtu, data výpisu, identifikátory transakcí, příjemce, poznámky, částky, typy transakcí, zůstatky a údaje o měně.

Aplikace jako Quicken, GnuCash, Moneydance a AceMoney mohou používat OFX k importu transakcí, takže není nutné jejich ruční zadávání. Kompatibilita není univerzální: některý software podporuje OFX 2.x založený na XML, zatímco starší aplikace očekávají OFX 1.x ve stylu SGML. QFX je související formát stahování pro Quicken a může vyžadovat identifikátor instituce nebo jiná data, která obecný soubor OFX neobsahuje.

Jak převést výpis

1. Stáhněte původní výpis z banky. Pokud banka nabízí OFX, QFX, QBO, CSV nebo jiný export transakcí, použijte jej místo toho; strukturované exporty jsou přesnější než extrakce z PDF.
2. Otevřete PDF a pokuste se vybrat a zkopírovat jeho text. Pokud výběr není možný, dokument je pravděpodobně sken obsahující pouze obrázky a vyžaduje OCR. Ověřte, že obsahuje celé období, typ účtu, měnu, částky transakcí a relevantní zůstatky.
3. Pro převod na desktopu použijte specializovaný nástroj, například ProperSoft PDF2OFX nebo MoneyThumb PDF2OFX, pokud jeho aktuální verze podporuje požadovaný výstup. Vyberte výpis a zvolte vhodný profil převodu bankovního účtu nebo kreditní karty. Tyto nástroje mohou vyžadovat šablonu výpisu, protože banky umísťují sloupce odlišně.
4. Namapujte a zkontrolujte rozpoznaná pole: datum, popis nebo příjemce, debet, kredit, částku, typ transakce, zůstatek a ID transakce. Nastavte formát data, oddělovače desetinných míst a tisíců, měnu a konvenci znamének pro výběry. Číslo účtu nebo maskovaný identifikátor zadejte pouze v případě, že jej cílová aplikace vyžaduje.
5. U stránek obsahujících pouze obrázky spusťte před převodem OCR. V aplikaci Acrobat použijte Scan & OCR → Recognize Text; další možností pro desktop je ABBYY FineReader. OCR může nesprávně přečíst číslice, desetinné tečky, znaménka minus a data, proto zkontrolujte všechny transakce s vysokými částkami a součty.
6. Exportujte výsledek s příponou .ofx, například statement.ofx. Importujte jej pomocí příkazu pro import ve finanční aplikaci, například File → Import → Import OFX/QFX v GnuCash nebo odpovídajícího příkazu v Quicken či Moneydance.
7. Před přijetím importu porovnejte vygenerovaný soubor s PDF. Zkontrolujte první a poslední datum, počet transakcí, počáteční a konečný zůstatek, měnu, několik jednotlivých částek, duplicitní záznamy, směr debetu a kreditu a text příjemců.

Online možnosti a možnosti pro desktop

Spolehlivá online služba, která výslovně podporuje převod z PDF do OFX, může provést jednorázový převod bez instalace softwaru; online nabídka PDF2OFX od společnosti ProperSoft je možností, pokud je dostupná pro požadovaný typ výpisu. Nahrávejte soubory pouze do služby, která uvádí informace o uchovávání a mazání souborů, šifrování a využití dat. Bankovní výpisy obsahují čísla účtů a historii transakcí, proto je pro důvěrnou nebo opakovanou práci vhodnější desktopový převaděč, například ProperSoft PDF2OFX.

Nepředpokládejte, že obecný web pro převod PDF do CSV vytvoří platný soubor OFX. Pokud online služba poskytne CSV, zkontrolujte sloupce a importujte CSV přímo nebo jej po ověření převeďte pomocí samostatného nástroje pro převod CSV do OFX.

Omezení kvality a kompatibility

Tento proces rekonstruuje finanční pole z vizuálního dokumentu; nezachovává data, která PDF nikdy neobsahovalo. Transakce může pokračovat na více řádcích, výběry a vklady se mohou zobrazovat v samostatných sloupcích, ID transakcí mohou chybět a zobrazený zůstatek nemusí být přiřazen ke konkrétnímu řádku. Zaúčtované a nezaúčtované transakce se také mohou objevit v různých výpisech a vytvářet duplicity.

Naskenované výpisy vyžadují OCR a ruční kontrolu. PDF chráněné heslem může být nutné před extrakcí odemknout se svolením majitele účtu. Některé převaděče nedokážou interpretovat šifrované soubory, otočené stránky, smíšené formáty stránek nebo výpisy obsahující více účtů.

Pokud cílový program soubor odmítne, zkontrolujte, kterou generaci OFX podporuje a zda vyžaduje QFX namísto obecného OFX. Použijte nastavení výstupu převaděče nebo kompatibilní režim exportu namísto ruční změny hlaviček a tagů OFX. Původní PDF a vygenerovaný OFX uchovávejte odděleně a oba soubory chraňte, protože OFX může obsahovat čísla účtů, identifikátory institucí a podrobné údaje o transakcích.